Arbetsdokument DrupalCamp Stockholm 2011

Klicka här för att redigera denna sida

Besök sajten för DrupalCamp Hösten 2011
Besök sajten för DrupalCamp Våren 2011
Besök sajten för DrupalCamp Hösten 2009
Besök sajten för DrupalCamp Våren 2009

Bakgrund

Om detta dokument

Detta dokument är tänkt att utgöra en dokumentation av arbetet med DrupalCamp och skall kunna användas vid framtida camps som en manual.

Vad är DrupalCamp?

Ett camp är en kort konferens, normal en dag, som anordnas av Drupals community. Campet består oftast av ett eller två spår med sessioner, vardera om cirka 30 minuter till en timme. Medlemmar i den lokala communityn talar och berättar om projekt, tekniker eller idéer.

DrupalCamp Stockholm, 12:e november 2011

När?

Den 12:e november, kl 09.00 - 17.00

Var?

Ännu ej bestämt.

Vad?

Förslag på programpunkter utarbetas just nu.

Webbplats

http://fall2011.drupalcamp.se/

Ansvarsområden

En eller flera personer ansvarar för varje ansvarsområde. Tanken är att denna lista skall vara:

• Uttömmande: Täcka in allt som krävs för att genomföra ett camp i communityns regi.
• Förklarande: Innehålla instruktioner om hur man utför de olika punkterna ifall man behöver hjälp.
• Tydliggörande: Lyfta fram göromål som man lätt glömmer samt förhindra missförstånd som leder till att saker inte blir gjorda.

Detta dokument är inte klart varför alla delarna ovan inte finns med, utan detta enbart är ett skelett just nu.

Denna lista kompletteras med en tidplan som beskriver när varje uppgift behöver utföras.

Om det är något som saknas, var snäll lägg till det

Deltagare

• Bjuda in deltagare
  o Direkt kontakta personer vi tror är intresserade av att vara med. Antingen genom att skicka e-post eller på annat sätt. Om man kontaktar via e-post kan det vara smart att ha en brevmall så man slipper skriva fler identiska brev.
• Agera kontaktperson gentemot deltagare
  o Finnas hänvisas till med namn, epost och telefonnummer och vara tillgänglig ifall deltagare har frågor om konferensen eller vill ha hjälp hitta boende et c. I denna roll får man agera lite av en turistguide för de som inte känner stan.
• Hantera registrering på morgonen
  o Kom tidigt (gärna 90 min innan konferensen öppnar) och se till att allt material finns på plats inför registrering. Lägg upp saker och ting så att registrering går smidigt (se till att det finns pennor för att fylla i eventuella badges). När konferens öppnar, välkomna deltagarna, dela ut sponsormaterial, informera om den första programpunkten och besvara eventuella frågor.
• Arrangera sociala event i anslutning till konferensen
  o Arrangera gemensam utgång på pub/bar på kvällen. Detta kräver att du i förväg kontaktar uteställen som du tycker verkar bra. Undersöker om de kan hantera antalet besökare, om de kan ge rabatter och i sådana fall förhandla fram sådan. Det viktiga är att det ställe vi träffas är trevligt, att det går att föra en konversation i normal samtalston och att det är smidigt för oss som arrangörer att ha med dem att göra.

Program, innehåll och talare

• Upprätta lista på talare
  o Skapa en lista på personer som vi tror kan vara intressant att bjuda in. Skapa ett kalkylark där du listar dem med namn, kort bio (roll, egenskaper), företag de arbetar för, deras ämnesområde, e-postadress och länkar till tidigare presentationen de hållit. Detta gör det lättare att utvärdera när programmet är lagt och vi bestämt ämnesinriktningen.
• Göra urval bland förslag på sessioner
  o Sessionsförslag kommer att publiceras öppet på www.drupalcamp.se och de som kommer delta kommer i förväg kunna rösta på sessioner och kommentera dem. Din roll här är att göra urvalet bland de sessionsförslag som läggs fram.
• Kommunicera med talare
  o Alla talare känner inte stan och behöver någon att ringa för att hitta, men kommer även behöva hjälp att fixa tekniska saker. Du behöver därför finnas till hands med namn, telefonnummer och e-post gentemot talarna.
• Upprätta program
  o Skapa programmet för konferensen, sätta samman ett bra innehåll, ta beslut angående ordningen på programpunkter, längden sessioner, pauser och lunch. Det är viktigt att innehåll matchar målgruppen och för DrupalCamp kommer vi därför att välkomna sessioner som kräver mindre förkunskaper för att skapa en konferens som hjälper fler komma igång med Drupal.
• Vara konferencier
  o Som konferencier är din roll att öppna konferensen, introducera talare inför deras sessioner samt hjälpa till med ljud och inspelning av sessioner.
• Utarbeta innehåll
  o Ta ställning till innehåll och format: BarCamp, Open Space et c. Överväga happenings som modulprogrammeringstävling eller sajtbyggartävling, samt arrangera dessa.

Lokal och logistik

• Boka lokal
  o Ta kontakt med värdar och upprätta avtal att låna lokal. Upprätta en lista på värdar som verkar intressanta, samt upprätta kriterier att utvärdera efter. Gör uppställning och ta in offerter.
• Vara kontaktperson mot hyresvärd
  o Representera DrupalCamp Stockholm gentemot hyresvärdar, hantera frågor och ärenden som kommer från värd och/eller har med lokalen att göra.
• Beställa och arrangera catering av fika (morgon och em) och lunch
  o Utvärdera alternativ och välja cateringfirma som tillhandahåller mat och fika.
• Se till att regler för bruk av lokal efterlevs
  o Övervaka att deltagare agerar i enlighet med de förordningar som värden gett oss.
• Hjälpa till med servering av mat och dryck
  o Sätta upp bord, och duka upp. Samla in skräp efteråt.
• Stödja praktiskt
  o Finnas på plats och hjälpa deltagare och talare att hitta samt bistå med hjälp.

PR och sponsorer (inte nödvändigtvis aktuellt i detta fall, t ex om vi har en enda sponsor)

• Ta fram sponsorpaket
  o Utveckla sponsorpaket som är attraktiva för sponsorer. Förslagsvis nivåer: brons, silver och guld.
• Sälja sponsorskap
  o Kontakta potentiella sponsorer och sälja sponsorpaketet. Börja med att kontakta tidigare sponsorer (se på spring2011.drupalcamp.se) samt drupalbyråer listade på www.drupalcamp.se. Upprätta kalkylark med namn, kontaktperson, vilken nivå som kan vara aktuellt, samt ifall vi fått deras logotyp och övrigt material som behövs för webbplats och eventuell tryck.
• Vara kontaktperson mot sponsorer
  o Representera DrupalCamp Stockholm mot sponsorer med namn, e-post och telefonnummer. Du behöver kunna svara på frågor om vad sponsorskapet ger dem samt vara behjälplig och bistå sponsorn att lösa problem relaterade till sponsorskapet och eventuell representation/närvaro på DrupalCamp.
• Hjälpa sponsorer på plats
  o Finnas på plats och vara behjälplig med att hjälpa sponsorer lösa eventuella problem de har (handlar i regel om att fixa fram grenuttag, ställa fram bord, ta fram skålar etc).
• Marknadsföra konferensen och ansvara för social media
  o Göra marknadsföring genom olika kanaler, t ex e-post till personer som samtyckt (sådana utskick kan göras med MailChimp eller Campaign Monitor) till att bli kontaktade. Informera på g.d.o/sweden, www.drupalsverige.se, samt skapa LinkedIn- och Facebook-event och sköta Twitter-kontot för konferensen.

Webbplats och grafisk form

• Ta fram grafisk profil för DrupalCamp
  o Ta fram ett grafiskt manér som går att använda för DrupalCamp Stockholm nu och framöver
• Bygga fall2011.drupalcamp.se
  o Förslagsvis användas COD (Conference Organizing Distribution)
• Göra design
  o Ta fram en snygg och funktionell design som följer manéret, fungerar med COD och som kan utan stora förändringar användas för framtida konferenser.
• Underhålla webbplatsen och hålla den uppdaterad
  o Helst dagligen lägga upp ny information på webbplatsen, introducera talare, skriva nyheter samt ge sponsorer publicitet

Projektledare

• Upprätta en projektplan
  o Skapa en projektplan för genomförandet som beskriver arbetsmoment, vem som är ansvarig och deadlines för dessa.
• Kallar till avstämningsmöten
  o Kalla projektgruppen till avstämningsmöte.
• Stötta och stämma av med områdesansvariga
  o Hjälpa områdesansvariga hålla deadlines så att förseningar undviks.
• Skriva en slutrapport när DrupalCamp är avslutad.
  o Utvärdera projektet i form av en slutrapport som samlar erfarenheter gjorda och gärna får hämta underlag från en enkätundersökning genomförd bland deltagare, talare och projektmedlemmar. Enkätundersökningar kan enkelt göras med Google Forms.

Mötesprotokoll

12:e september hos NodeOne

Jakob utsågs som ordförande
Pontus utsågs som sekreterare

Format på campet.
Anmälan på webben. Session propsals på webben (Fredric har sista ordet).

Även diskussioner om cases, från personer som kanske inte är expert på en modul utan hellre prata om ett case. Praktisk användning av Drupal.

Målgrupp
Webbredaktörer
Drupal learners
Drupal professionals

Talare
Webbredaktörer,
Personer med ett bra genomförande på en idé utan djup teknisk kunskap om en modul

Sessions
Att dela ut priser under campet kan vara något som gör att vi får skriverier om campet. Vi kan också börja med detta under campet och låta tävlingen växa organiskt.
Korta sessions på morgonen
Längre mer avancerade på eftermiddagen
Tävlingar i sajtbyggande
Årets snyggaste drupalsajt (kanske röstning i förväg, nomineringar i förväg)
Lista på nätet, lista.se (röstningar)
Bästa design
Intressantaste tekniska lösning
Årets svenska modul
Årets hemmafixare (föreningssajt etc)
Byrå (< 5, 5-10, 20-30)
Panelutfrågning har varit uppskattat på DrupalCon. Frågestunden kan ge besökare nya vinklar på problemställningar.
Presentation av Wordpress, X CMS

Projektledare
Christian Lund
Suppleant: Pontus

Webbplats byggande
Pontus
Hannes

Sponsorpaket
Eventuellt skippa lunch för att få mindre overhead och säkerställa budget.
30 000
5 000
1 000

Program, talare
Hitta en “kändis”

Tidsplan
Lördag 12 nov

Nästa möte: 19:e september hos Happiness

Ska vara klart nästa möte (19 sep)

Fredric
Lämna förslag på talare

Linda
Boka lokal

Jakob
Ta fram sponsorpaket
Ta fram lista på potentiella sponsorer.

Hannes
Ta fram logotyp

Pontus
Ta fram en enkel formulärsida som finns på plats till nästa träff

Christian
Upprätta en projektplan (hålltider på samtliga punkter i arbetsdokumentet)
Kalla till möte 19:e september hos Happiness samt upprätta dagordning

19 September hos Happiness

1. Linda har tagit fram två intressanta lokaler Debaser och Hotell Norrtull.
   Fredrik har kontakt med tekniska muséet. Beslut togs att att vi siktar på Norrtull eller Tekniska. Christian och Linda tar beslut.

4.
Jakob har skickat ut förfrågan till tidigare sponsorer om de vill vara med och sponsra.

• NodeOne sköter faktureringen innan Drupalsverige har hunnit stifta förening.
• De företag som varit med och organisera ska på något sätt presenteras som “organizing sponsor”.

5.
fall2011.drupalcamp.se finns på plats med mailchimp formulär för att fånga tidiga intressenter. Vi kommer e-posta uppdateringar till dem på listan när COD-sajten finns på plats.
- Beslut togs att ha Svenska som språk på sajten för att öka känslan av lokal närvaro och minska tröskel för nya drupalister.
- Hannes tar fram design till fredag 23/9. Pontus implementerar på sajten till 30/9.

1. Vi siktar på 150 personer. Vi twittrar om eventet, boka 12 november med länk till fall2011.drupalcamp.se.
   Ta fram uppslag åt svensk branschpress för ytterliggare publicitet.

7.
Fredrik kollar konferencier och förslag på keynote talare.
Eventuellt ha en del med barcamp där besökarna kan anmäla sig på morgonen för att tala.
Eventuellt sätta upp genius bar där någon kan sitta och visa personer hur man löser problem.
Paneldebatt.

8.
Årets sajt
Förslag på DrupalAwards till nästa gång. Kategorier, pokal, nominering och röstningsprocess

Övrigt
Alla funderar över trevlig kvällsaktivitet.

Nästa möte 25/9 - 16:30 - 18:30 hos Stockholm Connection.

26 September hos Sthlm Connection

Lokal och logistik (Linda).

Beslut ang lokal

:Beslut togs att vi går vidare med Hotell Norrtull
:Beslut togs om att stanna längre än kl 17. Gärna 21 eller senare. Linda får kolla upp detaljer

PR och Sponsorer (Jakob)

Genomgång av sponsorer

Vi har säkrat 10 sponsorer.
Jakob har börjat med lite PR. Mer PR kommer igång när sajten är uppe

Webbplats och grafisk form(H&P).

Aktuell status
Designen nästintill klar.
Pontus implementerar desginen till nästa möte.
Lägga till propsals till Swedish Drupal Awards

Deltagare(L&M).

Linda kollar på biljett.com (Kontrollera också vilken information vi får med på kvittensen)
- Evenutellt printa namnbricka
Prata med skolor som har Drupalutbildningar
Målgruppsdefinition: 1. Nybörjare 2. Potentiella “Switchers” 3. Redaktörer

Program, innehåll och talare

Status Konferencier samt Keynote
Övriga aktiviteter (Genius bar, paneldebatt, kvällsaktivitet)

Tranan förslag som kvällspub efter vi lämnar lokalen
Linda kollar kvällsaktivitet

Swedish Drupal Awards 2011.

2 000 kr budget.
1 stor vandringspokal, 3 st mellanstora
Försöka visa upp en bredd av Drupalsajter som kan göras.
Prickar till alla när de kommer dit som man senare sätter på den sajt man gillar bäst.
Alla kan nominera sajter på hemsidan.

Övrigt

Plåta.
Filmer & ljud.
Medhjälpare under dagen
Per tar hand om hemsidan efter lansering (texter osv)

Nästa möte.

Datum, plats och tid.
3 oktober kl 16.30 - Stormfors

3:e oktober hos Stormfors

Vid pennan: Jakob

1. Lokal och logistik

• Hotell Norrtull erbjuder extra lokal för 4 000 kr: “Tallstrunt” eller “Stensöta”. Vi har valt “Tallstrunt” som tar 40 personer. Vi har därmed föreläsningssalar för 150 (“Galleriet”) resp. 40 (“Tallstrunt”) personer bokade.
• Vi får tillgång till lokalerna från 07.45.
• Vi har tillgång till lokalerna hela kvällen.
• De säljer öl/vin i baren.

2. PR och sponsorer

• Totalt 60 000 kr sponsring, ca 10 000 kr förväntat i biljettintäkter.

3. Webbplats och grafisk form

• Webbplatsen grovt sett klar, men temat behöver stylas (CSS).
• Webbplatsen är på engelska med en stor introtext på förstasidan som förklarar att föreläsningarna är på engelska och svenska.

4. Deltagare

• Vi tar emot anmälan genom biljett.com.
• Linda upprättar konto för NodeOne.

• Priser:

  • 99 kr inträde för dagen (vid anmälan på webben).
  • 149 kr om man vill ha en kvällsmacka (vid anmälan på webben).
  • Vi tar 100 kr i dörren och man får isf ingen macka (i mån av plats).
  • Vi tar in matpreferenser vid registrering (så vi kan fixa mackor).

5. Program, innehåll och talare

• Vi begär in abstract och titlar från klara talare.

• Idé:

  • Föreläsningarna är 40 min + 10 min frågor och 20 + 5.
  • Spår 1, 150 personer: 6 * 50 min pass (10 min paus).
  • Spår 2, 40 personer: 4 * 25 min pass (fm), 4 * 50 min (em).
• Mattias och Linda lägger programförslag till nästa möte med morgonregistering, lunchpaus och fikapaus på em.
• Vi öppnar kl 09.00 för registrering och frukostfika. Första session kl 10.00. Lunch kl 12.00.
• Dave Reid från Palantir vill tala.
• Addison vill komma, sannolikt även Kamilla.
• Vi fixar någon form av boende för Dave Reid.

6. Swedish Drupal Awards

• Fyra kategorier:

  • Årets drupalist
  • Årets drupalsajt
  • Årets teknik (bra modul eller teknisk lösning)
  • Årets design (snygg sajt, snyggt tema, snygga luktgranar)
• Vandringspokal.
• Vinnare får diplom som de kan behålla.
• Hannes designar diplom.
• Mattias har tagit in prisförslag på bucklor.
• Mattias beställer pokaler till nästa möte.
• Mattias skapar nomineringsformulär och skriver copy på sajten om nominerings- och urvalsprocessen.
• Mattias kontaktar journalister som kan täcka eventet.
• Vi tar in en programpunkt på slutet av dagen då vi tillkännager vinnarna.

7. Övrigt

• Linda kollar upp vad hotellet tar betalt för öl/vin på kvällen.

8. Nästa möte

• Nästa möte 11/10 kl 16.30 hos NodeOne