Arbeitstreffen DrupalCamp Berlin 2011

Zuerst noch einmal einen herzlichen Dank für die Vielzahl an Teilnehmern.

Im Folgenden kurz die Ergebnisse zusammengefasst.
Bis wir eine andere Dokumentationsplattform haben, bitte hier die Ergänzungen oder Korrekturen zum Kurzprotokoll.

Das Wichtigste zuerst: Der Termin steht noch nicht abschliessend fest. Es finden sich im Protokoll an verschiedenen Stellen die ersten TODOs. Bitte beachten. Danke.

Gruss
Stephan

DrupalCamp 2011 in Berlin - Kick-Off Meeting

Teilnehmer:
Mar, Tino, Pascal, Tobias, Erik, Leon, Frank, Ronald, Jens, Stephan

Camp: DE vs. EU
Diskutiert wurde das pro und con eines europäischen Camps.
Im Ergebnis wurde der Wunsch laut, genau das zu gestalten. Ein europäisches DrupalCamp.

Website Default Sprache Englisch
Daraus abgeleitet, wird die offizielle Drupalcamp Berlin Website mit der Startsprache Englisch konzipiert. Erst in einem zweiten Schritt werden Inhalte auf Deutsch übersetzt angeboten.
TODO: Mar, Tino und Pascal machen sich erste Gedanken zum Kommunikationsdesign, Logo und zur Website
TODO: Leon und Tobias werden die Umsetzung der Website unterstützen

Mehrsprachige Sessions
Diskutiert wurde, ob es eine Camp ausschliesslich in englischer Sprache werden soll. Wir kamen überein, dass das nicht sein muss und bieten den Vortragenden die Möglichkeit, die Sessions auch in ihrer Muttersprache zu halten. Ein entsprechender Sprachen-Hinweis muss in die Session Planung mit aufgenommen werden.
Bei der Auswahl der Session soll auf die Qualität geachtet werden (Jury und Voting)
TODO: Luckow fragt Daniel aus München wg. Erfahrungen Sessionauswahl und -planung

Business vs. Community
Geht lt. unserer Einschätzung auch Hand in Hand. Geplant ist in Summe ein Dreitages-Event (Fr. - So.), wobei der Freitag als Businessday und Sa./So. als Communityday geplant sind.

Businessday - Keynotespeaker
Aktuelle Überlegungen gehen in die Richtung, dass der Businessday separat bepreist wird (100 - 300 Euro) und zur Refinanzierung von Keynotespeakern genutzt werden kann (Anreise, Übernachtung). Weiterhin sollen die Einnahmen zur Querfinanzierung der Communitydays verwendet werden.
TODO: Alle mögliche Keynotespeaker identifizieren

Businessday (Disskussionsbedarf)
Akuter Diskussionsbedarf besteht vor allem in Hinblick auf die Ausrichtung und thematischen Zielsetzung des Businessdays. Ob rein "Drupal 4 Business" oder offener als "CMS Businessday" (Nach dem Motto: "informieren Sie sich über die CMSse der Zukunft" ...). Davon - und von den Keynotespeakern - wird sich auch die Zielgruppe und die Höhe des Eintrittspreises ableiten. Weiterhin wird überlegt, ob wir eine (kleine) Messe mit Ständen (nur?) am Businessday anbieten. Weiterhin soll geprüft werden, ob Trainings angeboten werden.
TODO: Jens und Erik machen sich zum Businessday gedanken und stellen sie uns beim nächsten Treffen vor.

Communitydays
Muss Geld kosten (20 Euro) und über Sponsoren und den Businessday finanziert werden.
Die Keynotespeaker vom Businessday, dürfen/sollen/müssen eine Keynote auf den Communitydays halten.
Die Qualität der Sessions wird im Anschluss des Camps durch ein Feedback der Sessionteilnehmer ermittelt.
Das Namens-Badge soll Namen/Screennamen/Ort aufweisen.
Aufgrund der Erfahrungen anderer Veranstaltungen (Mangel an Helping Hands) werden wir recherchieren, ob wir Unterstützung durch Freiwillige aus Berufs-/Privatschulen (Marketing/Eventbereich) finden.
Was uns an anderen Veranstaltungen schon immer gestört hat: die unbefriedigende Auskunft der Local Heros in Bezug auf Unterkünfte. Diese waren nie vollständig und für die Community oft schlicht zu teuer. Hier ist angedacht eine Bettenbörse anzubieten. Weiterhin ist geplant eine Art "Wettbewerb" im Kontext des Camps zu veranstalten (bestes umgesetzes Projekt, bestes Modul, beste Communityarbeit ...)
Weitere Themen: BOF Raum, mehrere Räume - mehrere parallele Slots, "Obertitel" für die Räume z.b. english Slot, Party (welche Location?), über den drupal tellerrand hinausschauen (z.B. Typo3 Vortrag)
TODO: Jens und Erik machen sich Gedanken über den Wettbewerb

Sessionmittschnitte
Alle Sessions sollen aufgezeichnet und noch während der Veranstaltung gestreamt (?) werden.
TODO: Leon konzipiert das Thema Video und Sessionmittschnitte.

Termin
Das Wetter soll in Berlin schön sein. Der Zeitraum aus der Erfahrung heraus liegt somit zwischen März und Oktober. Aufgrund der Nähe zum März wird ein realistischer Zeitraum für den späten Sommer -> Oktober beschlossen.
Dries darf gerne als Keynote Speaker gewonnen werden. Dafür wird eine Kontaktaufnahme im Vorfeld gemacht, um ggf. den Camptermin mit seinen Terminplan abzugleichen.
TODO: Jens und Frank checken Termin-Datenbanken, um relevante Veranstaltungen und deren Termine zu identifizieren.

Erfahrungen aus anderen Veranstalungen einsammeln
Die DI sammelt derzeit das Feedback der früheren Camps. Leider ist die Liste noch sehr lückenhaft. Elke vom Linuxtag-Orgateam hat sich angeboten ihre Erfahrungen mit uns zu teilen. Weiteres Feedback von Veranstaltern soll eingeholt werden.
TODO: Luckow kümmert sich um das Feedback bei der DI. Luckow vereinbart einen Termin mit Elke für Anfang September
TODO: Leon holt das Feedback der Chaos Computer Veranstaltungen ein.

Dokumentationsplattform für das Orgateam
Die Organisation soll webbasiert und transparent erfolgen.
TODO: Rokr stellt eine Plattform auf g.d.o bereit.

Veranstaltungsort
Wir wollen das bis dahin größte Camp aller Zeiten veranstalten ;-) Die Location sollte daher bis zu 1000 Teilnehmer unterbringen können und trotzdem kostenoptimiert genutzt werden können. Bei der TU-Berlin könnten wir z.B. auf 350 Teilnehmer verbindlich mieten und dynamisch weitere Räume bei Bedarf nutzen.
TODO: Alle Location Scouting
TODO: Luckow fragt die HU an.

Sponsoring
Ja wollen wir. Wie, was und wer wurde auf später vertagt.

Einbeziehung der Drupal Initiative
Alle Teilnehmer kamen überein, dass die Produkte der DI zur Ausrichtung von Camps genutzt werden.

1. Communitydays muessen definitiv Geld kosten, damit Teilnehmer kommen. Es macht aber durchaus Sinn, ein T-Shirt in den Preis zu integrieren, weil das aussortieren, wer ein T-Shirt bestellt hat und wer nicht, zu sehr aufhält. München wird beim naechsten Event ein T-Shirt direkt mit integrieren.
   Ein weiterer Grund: Es muss nicht zwei verschiedene Rechnungen wg. der MWSt geben…

2. Streaming waehrrend der Veranstaltung benötigt unnötig Bandbreite, die den Teilnehmern fehlt. Ausserdem wird der Anreiz auf die Veranstaltung zu kommen gemindert. Meiner Meinung nach macht es Sinn aufzuzeichnen, den Besuchern vor Ort direkt den Download zu gestatten, von einem lokalen Server aus, und ca. eine Woche spaeter der Welt die Videos zur Verfügung stellen…

3. Oktober ist ganz schone spaet. Warum nicht Mai und das Deutschland-Camp mit DI-Mitglieder-Versammlung draus machen? Bei der Teilnehmerzahl doch sinnvoll?

4. Wenn Dries keine Zeit haben sollte macht es Sinn, zumindest eine Videokonferenz mit ihm zu vereinbaren…

5. Mein Dokument hinsichtlich DrupalCamp-Erfahrungen steht noch am Anfang. Eigentlich wollte ich das in Hannover beim Sprint fertig stellen, aber da Ihr so unter Zeitdruck steht, muss ich schauen wie ich es vorher schaff…

6. Sponsoren sind meist Wiederholungstäter. Am Besten fragt man bei den bisherigen Camps die Kontakte an…

7. Ohne die DI ist so ein Event nicht durchzuführen, allein schon wegen Abrechnung und Versicherungen…

Drupal Drupal Drupal.. =)

Habt ihr euch inzwischen auf ein Datum geeinigt bzw. steht der 17/18.9. fest? Das europäische Design Camp wird auch geplant und soll wohl auch in den September oder Oktober geschoben werden.

Hallo Kollegen,

unterstütze gerne die Organisation mit meinen Erfahrungen - besteht eine Seite um all diese Punkte strukturiert zu behandeln? Wie zum Bsp. eine Open Atrium Seite?

lg
Ivo Radulovski

Danke.

Ich kann euch dann mit Informationen aus unseren letzten Events versorgen, sobald OpenAtrium aktiv ist.

Liebe Grüße,
Ivo Radulovski