DrupalCamp 2011 - candidatura de Madrid

Para preparar la propuesta necesitamos resolver dos problemas en dos semanas:

1. ¡Lugar de celebración! Con presupuesto de coste (mejor si es gratis).
2. Lista de patrocinadortes posibles. Al menos con un contacto preliminar.

Voluntarios

• Jorge López-Lago (kurkuma)
• Alex McFadyen (a_c_m) - apologies for writing in english, feel free to change it into spanish.
• Manuel Garcia (manuee en IRC)
• Oskar Calvo
• Elizabeth Moreno
• Riccardo Tosi

We should start listing volunteers for each section. <- Esto se puede hacer cuando salga la candidatura, habrá más gente que puede gestionar cosas en remoto, no os preocupeis por esto ahora.(by pcambra)

Se me ocurren las siguientes áreas (añadid lo que os parezca oportuno):

Lugares de celebración

• Matadero: esperando confirmación y datos de contacto
• Círculo de Bellas Artes: Jorge López-Lago
  1. Archivos de información con precios y detalles adjuntos (CBA - Capacidades, medidas y tarifas 2010.pdf, CBA - Tríptico Comercial 2010.pdf, CBA - Visitas virtuales.doc)
  2. Tienen disponibilidad de fechas para Mayo-Junio
  3. Cálculo aproximado: Teatro Fernando de Rojas (400 pax) por 3.100€ x 2 (mañana y tarde... esto habría que regatearlo), Sala Antonio Palacios (1.275€ + 655€ + 655€), Sala María Zambrano (1.460€ + 875€ + 875€), Sala nueva (1.090€ + 545€ + 545€) = 14.175€ (by Jorge)
• Ateneo: Jonhattan
• La Tabacalera: esperando confirmación y datos de contacto
• Camon: esperando confirmación y datos de contacto
• Algunos hoteles: Elizabeth Moreno
• La Catedral de las nuevas tecnologías: esperando confirmación y datos de contacto, pero no parece que vaya a finalizarse a tiempo
• Palacio de Congresos:
  1. Tarifas: http://www.palaciocongresosmadrid.es/Instalaciones/Tarifas/tabid/90/lang...
  2. Resumen de salas: http://www.palaciocongresosmadrid.es/Instalaciones/Cuadrosresumen/tabid/...
  3. Un cálculo aproximado con una sala auditorio (Sala 1 para 400pax) una mañana y una tarde a 2.175€ (suponiendo que por dos medios días nos cobren lo mismo que por un día completo), y las salas 9, 10, VIPS y Anticis para Bofs y sesiones nos saldría por a 4.245€ x 2días nos saldría por 10.665€. (by Jorge)
• IFEMA: Tarifas y características (by Jorge)
• Casa de campo: http://www.madrideyc.es/recinto/index_e.cfm, Tarifas -> Les he enviado información por escrito porque las instalaciones de la Casa de Campo no parecen ajustarse fácilmente (y económicamente) a lo que queremos. Modificaré la info que he sacadeo de la lista de precios en cuanto me respondan. (by Jorge)
  1. La pipa (http://www.madrideyc.es/recinto/edificio/pabellonlapipa_e.cfm?sp=pabello...): 15.000€ dos días más montaje y desmontaje (by Jorge)
  2. Convenciones (http://www.madrideyc.es/recinto/edificio/pabellondeconvenciones_e.cfm?sp...): 10.000€ dos días más montaje y desmontaje (by Jorge)
  3. Al-Place XII (http://www.madrideyc.es/recinto/edificio/pabellonxii_e.cfm?sp=pabellonxii): 9.500€ dos días más montaje y desmontaje (by Jorge)
• Consulté en casamerica.es y me dieron esta respuesta: La sala con mayor capacidad que tenemos es el Anfiteatro con capacidad máxima de 350 personas en teatro. En cuanto a las salas del Palacio, la de mayor capacidad es de 70 personas en teatro. No disponemos de 4 salas con capacidad para 120 pax. Arantxa Serrano. ¿Nos serviría, consulto las tarifas? (by esteinar) -> Yo lo descartaría si no hay posibilidad de salas pequeñas ¿no? Además la sala grande puede que se nos quede pequeña. (Jorge)
• Universidades públicas, estoy moviendo cielo y tierra (y tirando de muchos favores) para ver si sería plausible las instalaciones de la universidad (aulas, auditorio) para la camp. Parece que algunas de ellas habría que pagarlas (auditorio, paraninfo, etc...) pero solo para la presentación y clausura. Estoy mirando las opciones de días de la universidad (Oskar).
  
  
  *En la universidad me han dicho que me pasarán presupuesto (si mis contactos nos hacen el favor, y solicitan ellos el espacio, nos saldría más económico) pero hay que tener en cuenta lo siguiente:
  **Fines de semana sale más caro que entre semana.
  **La universidad tendrá más espacio a partir de finales de junio, julio y agosto. En Mayo se podría hacer, pero cada aula seguramente estaría en un edificio separado.
  **Mejor el catering con ellos, ya que de la otra manera habría que habilitar a la empresa de fuera para poder currar en la universidad, etc...
  Estoy pendiente de hablar con mis contactos a ver si nos podrían hacer el favor de pedir ellos los espacios.

Descartados:

• Absolut labs: esperando confirmación y datos de contacto. Descartado, tienen un aforo máximo de 60' personas, 100 arriesgando mucho. Nos han propuesto, que si "dividimos en varios sitios la Camp ellos encantados de alojar hasta dos charlas (salas de 30-40 personas). (Oskar)
• Caixa forum + Medilab Prado: problemas para obtener fechas y/o confirmación de Caixaforum y cierre del MLP los fines de semana.
• Palacio Municipal de Congresos: http://www.madrideyc.es/palacio/index_e.cfm, http://groups.drupal.org/files/tarifas 2008-2009.pdf -> Tienen un auditorio de 350pax y otro de 900pax. El primero es posiblemente demasiado pequeño y el segundo demasiado caro (7.000€) (by Jorge)
• Circo Price: 23.182€, ver presupuesto adjunto (http://groups.drupal.org/files/Circo Price - PRESUPUESTO DRUPALCAMP.pdf). "Toda la producción local la tiene que realizar el cliente y que el wifi tendríais que instalarlo vosotros ya que el Price sólo dispone de wifi en la zona de backstage y camerinos no así en la sala, ni el hall." (by Jorge)
• Fundación Telefónica: No contestan, los de la seguridad no dejan entrar

Language split / Attracting people from outside Spain

• As someone who speaks little Spanish (a_c_m), i'm interested in what people think the ratio of Spanish to English sessions should be. One advantage of English sessions is that it will attract more sponsors, sessions and attendance from the larger community.
• Perhaps an English track? would we have enough speakers for such a thing?

Catering

• Menu del dia are not too expensive and give people more options, perhaps find a few restaurants that will give good deals? instead of trying to do catering ourself? --> Would be good to arrange a deal with restaurants around the venue to accept a ticket or give discunt prices to participants with identification (by Jorge)
• El catering del medio día suele ser parte del evento (como en la DrupalCamp de BCN), claro que cualquiera está libre de comer fuera. El catering estaría a cargo de algun restaurante, yo conozco que cerca al caixa forum los que ofrecen catering son DOCC y Que comes (no tengo la página ahora pero hacen bocadillos para eventos) --> El catering de BCN supuso un alto coste ¿no? ¿Es algo que queremos hacer igual o más en plan bebidas y algún sandwich a lo largo del día? (by Jorge), si es con sandwich y bebidas como dices, me parece que podría preguntar por presupuesto en los dos lugares que propuse, pero es verdad que sería mejor reunirnos para ver tareas de todos y recolectar la información no? yo propongo el jueves 9, (by esteinar) -> Con tener una idea aproximada es suficiente, en Barcelona fue el mayor gasto con diferencia, es un plus en networking, está claro, pero a la hora de ajustar presupuesto, esto es lo que más se puede ajustar. De todas maneras es dependiente del lugar de celebracion (by pcambra)

Training

• Help pay for the organisation / venue / free beer ;) by letting Drupal Training companies pay to offer a day of training BEFORE the camp
• Are there any Drupal training companies in Spain? Creo que están los de Forcontu que ofrecen cursos de drupal. En Neurotic damos formación cada 1-2 meses presencial en Barcelona y Oskar Calvo también da formación a través de Documentados(by @pcambra) --> ¿Y cómo va lo de los que ofrecen training? Ellos cobran a los alumnos y ¿pagan a la DrupalCamp? (by Jorge)

Información para visitantes: transportes, alojamiento, restauración, información de actividades paralelas

• Plano de Metro Madrid y tarifas

Merchandising.

• Hola yo (Riccardo) podría ayudar con cosas de merchandising, conozco gente que ya ha hecho este tipo de trabajo y me vendría bastante facil tener informaciones sobe esta actividad --> ¿Puedes preguntar por precios, características y volúmen de items (camisetas, cojines, alfombrillas de ratón, pegatinas, tazas, gorras, bolsas, mochilas, calcetines, gafas (molarían unas gafas con los ojos del druplicon ¿verdad?), etc (by Jorge).-->tengo el contacto para el merchandising http://bgopromo.com/ tenemos idea de cuanto merchandising necesitaremos? asì puedo pedir un presupuesto Los elefantitos de la phpconference volaron en Barcelona (by pcambra)

Code sprint day

• At CPH i had good success on the sprint day, not working on core, but getting people together to make new modules / improve existing modules. I think this is more accessible than core sprints and something 'normal' developers can enjoy. --> What do we need to arganize such a day? How much space? What infraestructure? People to plan it? People to mange it? People to run it? (by Jorge) --> Very little would be needed, just space, tables + power outlets and WiFi. Or for added bonus points, a few whiteboards / flip charts to let people draw on. (by alex)

Búsqueda de patrocinadores, tanto públicos como privados

• Se puede pedir a los de Barcelona una lista de posibles patrocinadores y luego agregar algunos más. En el congreso de Webmasters suele estar siempre fonyou o jazztel, también colaboraron en la fiesta por Firefox 3. --> Supongo que deberemos de preparar un paquete informativo para patrocinadores. En cualquier caso hay que atacarlos ya,al menos para tener una idea aproximada de por dónde resporan... y respiramos. (by Jorge). Creo que para esto es importante la reunión para que por lo menos dos o 3 personas se encargen de esto, yo he estado recolectando posibles empresas que patrocinan otros eventos de técnología y posibles mails para enviarles la información (by esteinar) <- Esta parte no es tan importante a la hora de presentar candidatura, una vez decidido el sitio, se montaran los grupos de trabajo, aunque el compromiso de forcontu es muy importante, claro. (by pcambra)

Website development & hosting

• ¿Llamada a voluntarios en el grupo? ¿Emplear DrupalMad como sesiones de trabajo para la web, como proyecto? Pero antes hay que ganar. (by Jorge) <- Lo mismo que con los sponsors, no es tan importante a la hora de presentar candidatura, luego haremos los grupos de trabajo, muy buena idea lo de DrupalMad (by pcambra)