Gestion Électronique de Documents

Explication du sujet

Pourquoi plusieurs compagnies parlent de gestion électronique de documents (GED) ? Qu'est-ce que ça implique ? Regardons d'abord une liste toute simple afin de voir ce qu'apporte la GED.

Avantages de la GED

• Référentiel documentaire unique : chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Il n’y a plus de doublons.
• Accès protégé et rapide : les documents sont protégés contre les accès non autorisés; ils sont aisément accessibles grâce à des fonctions de recherche et de navigation.
• Protection des documents : les documents sont protégés contre la perte, contre les accidents et malveillances.
• Contrôle d’accès : l’accès aux documents et leur modification sont contrôlés et sont enregistrés dans une journal d’activité (trace ou log).
• Unicité des documents : plus de doublons ou triplons du même document, donc plus de confusion possible.
• Gestion des versions : les versions d’un document sont enregistrées et permettent ainsi d’avoir une parfaite de l’historique des modifications.
• Journal d’activité : tous les événements et actions sont enregistrés dans un journal, offrant un ainsi un audit d’activité pour la qualité.
• Standardisation : le nommage et le classement des documents peuvent être automatisés et satisfaire une charte ou un standard, accroissant ainsi la lisibilité des informations et leur exploitabilité.
• Informations fiables et à jour : du fait de l’unicité des données et de la garantie de toujours disposer de la dernière version à jour ou applicable.

Bénéfices de la GED

• Amélioration de la Qualité et réduction des non conformités grâce à une meilleure maîtrise de l’information, des processus documentaire et des processus connexes, et à la réduction des moyens consacrés à l’assurance qualité.
• Réduction du Coûts de la Qualité grâce à des automatismes et une focalisation des collaborateurs sur leur tâches à valeur ajoutée.
• Mise sur le Marché accélérée des produits et des services (Time to Market) en facilitant le travail collaboratif et en permettant de maîtriser avec précision le cycle de vie de l’information.
• Réduction des Coûts grâce à l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée et à la réduction des erreurs.
• Réduction des Délais grâce à un traitement et une circulation accélérés des informations, en interne comme avec l’extérieur; les documents et leur validation peuvent être transmis instantanément partout dans le monde, y compris sur un périphérique mobile.
• Conformité aux Réglementations et Certification aux Normes facilitées et accélérées grâce à des outils et fonctions de gestion des documents et des données conçus spécifiquement.

Source : http://www.ged.fr/benefices-ged/

Solutions en général

Microsoft Sharepoint offre une solution assez complète pour faire de la GED. D'ailleurs c'est la solution payante la plus populaire. En plus qu'il s'intègre aisément avec leur suite Office, ce n'est pas étonnant de le voir un peu partout.

Solutions avec Drupal

Il est possible d'avoir une GED avec Drupal (plus simpliste que Sharepoint, il faut le mentionner) avec le module FileDepot. Il a été conçu par Nextide, une compagnie ontarienne spécialisée en développement d'outils web "open source", maintenant principalement en Drupal.

Installation de FileDepot
Afin d'utiliser FileDepot, il y a certains modules à installer d'abord :

• Libraries API : https://drupal.org/project/libraries
• CTools : https://drupal.org/project/ctools
• Organic Groups* : https://drupal.org/project/og

* : Uniquement si vous voulez utilisez la fonctionnalité avec Organic Groups, sinon ce n'est pas nécessaire

Ensuite, il vous faudra copier manuellement les 2 libraries Javascript utilisées par ce module (sinon, vous aurez un message vous l'indiquant) :

• html_encoder.js :
• jquery.blockui.js :

Attention ! Il faut absolument que les fichiers aient exactement le nom ci-haut.

Enfin, il vous faudra configurer votre dossier de fichiers privés, car c'est ce dossier que FileDepot utilisera. Et voilà, vous êtes maintenant prêt à utiliser FileDepot.

Notes générales sur FileDepot

• Gestion des fichiers sur le serveur reste celle faite par Drupal
• FileDepot gère lui-même ces données, il ne modifie pas le fichier original sur le serveur (quand on change le nom du fichier par exemple). Pour les dossiers, c'est un peu le même principe, physiquement, ce ne sont que les IDs des dossiers et non leur nom complet
• Offre beaucoup de fonctionnalités, mais n’est pas tout à fait complet (petits "bugs", Organic Groups fonctionne mais est indépendant du contenu filedepot folder, "workflows" n'est pas toujours complets comme l’upload avec approbation)
• Pour la fonctionnalité avec Organic Groups, il vous faut activer Organic Group Access et Context.

Évidemment, tout gérer ceci par des téléchargements uniques de fichiers peut être ardue. C'est pourquoi cette même compagnie ont développé une application cliente FileBuilder. Celle-ci permet de se connecter sur notre site Drupal et de configurer notre hiérarchie de dossiers et d'y téléverser plusieurs fichiers à la fois.

Installation de FileBuilder
Afin d'utiliser FileBuilder, il y a certains modules à installer d'abord :

• FileBuilder service : https://drupal.org/project/filebuilder_service
• Background Process : https://drupal.org/project/background_process
• Progress : https://drupal.org/project/progress

Ensuite, une clé SSH est utilisée par l'application afin de s'assurer que le transfert des fichiers se fait de manière sécurisée. Il suffit d'aller la générer dans la configuration du module FileBuilderService. Puis, utiliser le petit "wizard" qui est proposé par ce même module afin de permettre au service de se synchroniser correctement avec votre dossier FileDepot. Enfin, il vous suffit de démarrer l'application cliente sur votre machine et d'y faire la configuration vers votre site Drupal.

Attention ! L'utilisateur/mot de passe demandé par l'application au démarrage est celui de votre compte Drupal, mais celui dans la configuration de l'application est celui de votre compte FTP.

Notes générales sur FileBuilder

• Elle est payante. Il y a un mode Demo, mais qui est valide 30 jours et qui limite son utilisation (quota de fichiers dans la même session).
• Fait en Java, donc devrait fonctionner sous Mac/Linux (mais il n’offre que le .msi sur leur site...)
• Fonctionne bien pour organiser les dossiers plus facilement et envoyer les fichiers
• Ne permet pas d’ajouter des "tags", ou des informations supplémentaires sur les fichiers

Pour terminer, malgré les petits défauts que FileDepot possède, il apporte la possibilité de faire une GED avec Drupal, peut-être faudrait-il mettre notre épaule à la roue afin d'apporter l'aide de la communauté Drupal pour pouvoir être sur le même niveau que Sharepoint... ou plus.