Traducción de "Organizando Drupal Camps", creo que podemos sacar ideas de aquí

Información traducida de Organizing Drupal Camps (http://drupal.org/node/247972) y Runing a larger camp (http://drupal.org/node/247974), ver la sección completa de Organizing events (http://drupal.org/node/247945) para mucha más info.

Creo que dice cosas bastante interesantes y podemos sacar muchas ideas.

¿Qué es un Drupal camp y que deberías sacar de ello?

Un camp es un evento de uno o dos días, centrado en Drupal y que se desarrolla en un lugar concreto. Se centra en compartir conocimiento entre la comunidad. Básicamente, se trata de reunir a la comunidad para realizar formaciones. El término "Camp" viene de Barcamp, una conferencia informal que ocurre en un bar. No es extravagante, los camps son básicos. Cuesta un poco organizarlos, pero en general suele ser sencillo llevarlos a cabo.

Generalmente un camp es una extensión de una reunión. Lo pasaréis mal a menos que hayáis realizado una reunión grande en la ciudad.

Lugar / Instalaciones

Buscad que os dejen un espacio gratuitamente. Estas opciones han funcionado bien:

• Universidades
• Bibliotecas
• Oficinas de empresas que puedan ser cedidas el fin de semana.

Es importante tener una sala principal que pueda acoger a toda la gente apuntada al camp más algunas salas para sesiones extra.

Normalmente se necesitarán de dos a cuatro salas para tener sesiones en todas ellas. Coged el número de asistentes previstos y divididlo entre 20 para saber el número aproximado de salas que serán necesarias.

Sesiones y agenda

Los temas tratados deben reflejar el interés de los participantes. Varios temas sugeridos: theming, desarrollo de módulos, Panels, Views.

A veces las sesiones se deciden el mismo día, pero ayuda haber hablado con alguna gente de antemano para confirmar que estarán disponibles para hablar de temas concretos. Otras veces las sesiones se eligen con bastante tiempo, por ejemplo a través de un forum online donde la gente sugiere temas y los organizadores buscan presentadores.

Este es un ejemplo de Nueva York:

• Se empieza el camp a eso de las 10 de la mañana.
• De 10 a 11, los 150 participantes están en la misma sala sugiriendo temas sobre los que hablar o presentar.
• Se hace un panel con cinta de carrocero. Las salas en el lado izquierdo, las fechas y horas arriba. Cuatro salas, cinco sesiones por día hacen veinte sesiones. Haz que la gente escriba sus sesiones y pégalas en el panel en la misma pared..
• En tan solo una hora, se tienen las sesiones decididas. No de antemano en un foro, ese mismo dia. Funciona genial.
• Las sesiones transcurren de 10 a 5 de la tarde, luego de 5 a 8 el camp continua en un bar.

Materiales y suministros.

¿Qué es necesario traer a un camp?

• Etiquetas para nombres, bolígrafos (excepto que se hayan imprimido los nombres de los asistentes en las etiquetas)
• cinta de carrocero
• papel
• carpetas
• sillas
• pizarras blancas para escribir
• Si la gente lleva portátiles, el wifi es imprescindible
• Un proyector es muy útil, por eso las clases son realmente buenas.

Logística

Es bueno tener tarjetas identificativas para registrar a la gente. Está bien sugerir a la gente que indique sus áreas de interés, por ejemplo Views, audio, wiki. O podríais tener una lista de elementos en la que la gente pueda poner un asterisco: themer, desarrollador, consultor. Es decir, tener alguna forma de identificar la tarjeta identificativa de la gente según sus intereses para que puedan relacionarse con otra gente.

Publicad una hoja en la que podáis registrar y hacer seguimiento de las sesiones, quién hace qué, cuando se come, quién va a limpiar.

Gastos

Intentad reducir gastos, no es lujoso. No estáis haciendo una gran conferencia. Si mantenéis los gastos bajos, podréis hacer que los camps sean sostenibles. Una serie sostenible de camps es muchísimo mejor que un único gran evento "de gala".
La admisión debe ser gratuita, si podéis.

Los Camps son normalmente eventos gratuitos montados por la comunidad. Los participantes entran gratis, ¿Cómo?

La clave es obtener donaciones, comida donada, espácio donado. Buscad estos recursos en la comunidad.

Alimentar a los participantes ayuda mucho. Hace que la gente se agrupe, ya que si tienen que salir a un restaurante para comprar su propia comida, se van a dispersar y se van a tener que ir por 2 o 3 horas. Traer la comida al recinto ayuda a mantener a la gente junta y a que la conversación fluya. Encontrad un sponsor que page la comida.

Red Bull, por ejemplo suele no ser reticente a donar.

La mejor manera de manejar los gastos es no pagarlos. Si tienes que pagar por las salas, intenta que un sponsor las pague directamente.
Si un sponsor se encarga de la comida, que lo haga directamente. Intentad no manejar efectivo para que vuestra vida sea más fácil. Lo mismo para chapas o pegatinas.

Finanzas, esto es para eventos más grandes.

Si estáis montando un evento más caro y necesitáis fondos, por ejemplo 4000-8000€, quizás os convenga montar una empresa o que una empresa se encargue de las finanzas para evitar problemas de impuestos y demás. La transparencia es la clave, si estáis aceptando dinero en una cuenta bancaria, la gente debería saber cuánto se ha ingresado y en qué se ha gastado. No es necesario especificar las fuentes de cada contribución, pero sí el total. La comunidad está dándoos confianza a través del dinero y deberíais gestionarlo de forma transparente.

Las leyes locales determinarán cuánto trabajo y gastos implica el empezar una compañía para gestionar los camps. En Estados Unidos es relativamente fácil crear una empresa "fantasma". Consigue algunos documentos en el ayuntamiento, rellénalos y consigue una cuenta bancaria, no es difícil. Incluso más fácil que montar una cuenta de Paypal a la que vaya a ir todo el dinero. Las comisiones de PayPal son altas, pero es una forma fácil y rápida de llevar las cuentas. Podéis recibir pagos a través de tarjeta de crédito y después enviar el dinero a quien corresponda. También podéis traspasar dinero a una cuenta bancaría para poder sacar en efectivo.