DrupalCamp Valencia: Organización y voluntarios

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Hola a todos,

El pasado diciembre, tras presentar Valencia como candidatura para la próxima DrupalCamp, la Asociación Española de Drupal eligió esta ciudad como próxima sede para el evento.

Ayer, el grupo local de Valencia quedamos para tomar unas cervezas y preparar la reunión que ha tenido lugar hoy con la Asociación, donde hemos hablado de como nos vamos a organizar, cuales son los hitos que queremos cumplir, cosas por hacer y demás. Podéis leer el acta completa de la reunión aquí: https://docs.google.com/document/d/1tLhMkmWPcAtsPd5rb0K5mWzhJPy0i18BVBLd...

Paso a resumir lo decidido y las cosas con más prioridad. Lo primero que se ha hecho ha sido marcar dos hitos importantes para los próximos dos meses.

Primer hito

El primero de ellos, es hacer el anuncio oficial, confirmando las fechas y el lugar, contando para ello con una landing page. Para esto necesitamos cerrar antes el lugar de celebración y decidir las fechas. Por ahora, la principal propuesta de fechas es 16, 17 y 18 de mayo. Las principales opciones para el lugar de celebración son el ITI, la Escuela de informática de la UPV y el centro cultural de Bancaja (a la espera de recibir el precio final y la disponibilidad en esas fechas). El resto de opciones podéis encontrarlas en la candidatura enlazada más arriba. La idea es que esto esté listo el próximo 27 de enero.

Por tanto, lo más importante ahora mismo es:

  • Diseño de logo
  • Landing page
  • Cerrar local y fechas
  • Preparar un primer presupuesto con catering + local

Otras cosas que podemos ir preparando para este primer hito:

  • Nota de prensa para anunciarlo
  • Ir buscando medios donde poder publicarlo

Segundo hito

El siguiente hito es para finales de febrero / principios de marzo, que será publicar la página web con la venta de entradas y el call for papers.

Para el segundo hito necesitamos:

  • Diseño de la web
  • Página web funcional, con venta de entradas y call for papers
  • Paquetes de patrocinio listos
  • Parte del contenido de la web

Otras tareas importantes que debemos ir haciendo:

  • Mirar alternativas de catering
  • Ir recopilando empresas de la zona que puedan estar interesadas en asistir y/o en sponsorizar
  • Buscar posibles featured speakers

Responsables y otros voluntarios

Cuando mandamos la candidatura, varias personas se comprometieron a ayudar, pero no son manos suficientes. Necesitamos saber quien está dispuesto a ayudar y en qué puede ayudar. Necesitamos personas que se responsabilicen de ciertas partes de la organización. Ya tenemos algunos responsables, pero todavía no hemos cubierto todo:

Responsabilidad Responsable
Coordinador general Franxo
Web malotor
Community Manager David Hernández
Diseño
Sede
Empresas y sponsors
Catering
Cuentas

Más adelante irán saliendo más responsabilidades que deberemos cubrir, pero creo que esas son las más importantes ahora.

ToDos y Doings

Tareas que ya hay asignadas para realizar en los próximos días:

  • Habalex: tiene que conseguir el precio final del local de Bancaja.
  • David Hernández y unstatu: Reunirse con la diseñadora para discutir opciones.
  • malotor: Conseguir presupuesto del catering

Tareas para el primer hito todavía sin nadie que se haga cargo de ellas:

  • Buscar alternativas para el catering
  • Preparar nota de prensa
  • Preparar landing page
  • Analizar el estado real del perfil de instalación

Creo que eso es todo por ahora. Muchas gracias a todos los que se han ofrecido a ayudar y espero que podamos hacer una gran DrupalCamp.

Un saludo,
David.

Comments

Diseño encaminado

unstatu's picture

Hola a todos!

Hoy he quedado con Ainoa, la chica que se va a encargar del diseño. Hemos estado hablando de los plazos que tenemos y está de acuerdo. Osea que el 20 de enero tendremos varias versiones del logo para poder elegir y en función del que elijamos también se hará la guía de estilos.

También nos han pasado la landing page del año pasado (http://dev.dsmultimedia.es/drupalcamp.landing/).

En resumen, que tenemos el diseño para el primer hito solucionado.

Un abrazo y ánimo!
Carlos

Yepa, buenas a todos. Como

franxo's picture

Yepa, buenas a todos.

Como soy el coordinador general voy a empezar a meter caña desde ya jejeje.

Coordinación Interna
Una cosa que creo que debemos abordar y solucionar cuanto antes es ver la manera en la que vamos a organizarnos y ver que herramientas vamos a utilizar para ello.

En la reunión con la AED se quedo que en un principio podríamos utilizar las que ya estaban disponibles el año pasado, pero molaría hacer una lista y dar accesos y todo eso.

¿David sabemos que herramientas hay disponibles? Yo sólo conozco el trello ¿Tenemos acceso a él?

Diseño
Este es un tema que realmente me preocupa.
Mola que ya se haya contactado con Ainoa, pero .. ¿podremos ver nosotros las propuestas antes de la reunión?
Unstatu, ya que tienes tu el contacto directo con ella .. ¿te parece ser el responsable de Diseño?
Otra cosa que me preocupa es el listado de aplicaciones del diseño que se deben hacer, sobre todo para ver el nivel de trabajo y ver si se necesita buscar refuerzos para este tema.

Supongo que de otras ediciones habrá alguna referencia, pero yo no se donde buscar ¿David tu sabes algo?

Difusión
El tema de la nota de prensa creo que se va a ocupar el grupo de Marketing de la AED, por lo menos ya tienen una tarjeta en su trello.
Creo que nosotros deberíamos buscar los medios donde debe publicarse esa nota de prensa.

De momento yo estoy intentando organizarme a mi mismo para ver como puedo coordinar todo esto, de todas maneras si teneis alguna tarea asignada y no podeis avanzar porque os falta información o alguna cosa que este en mi mano ... no dudeis en pedirmela.

Gracias a todos!! y a darle caña a esto!!

Hola!Coordinación

unstatu's picture

Hola!

Coordinación interna

Aparte del trello y cualquier otra herramienta online. Pienso que es importante que nos veamos cada semana o cada dos semanas en persona. Nos pondremos al día más rápido y nos automotivaremos :)

Diseño

Me parece bien ponerme como responsable de diseño :)

La reunión a la que te refieres para poder ver las alternativas del logo es la del día 20 con el grupo de Eventos? Si es así, puedo decirle a Ainoa que intente tenerlo para antes.

Por otra parte, la lista de aplicaciones de diseño se la pedí a David ayer para que Ainoa la conociera. La dejo aquí para que la tengamos todos:
* Logo
* Diseño de la página web.
* Guía de estilos: colores a usar, fuentes, tamaños...
* Badges para la web (soy ponente, asisto, soy sponsor...).
* Camisetas.
* Bolsa de bienvenida.
* Acreditaciones.
* Pancarta (normalmente ha sido de 1m*2m).
* Rollups (Carteles con el título del evento y con los sponsors, para colocar en las salas, donde están los ponentes).
* Carteles de difusión (para pegar por la universidad y demás).
* Cartelería varia (indicaciones para el lugar del evento y esas cosas).
* Plantilla para slides.

Confírmame si la reunión es la del día 20 porfa!

Un saludo

Si, la próxima reunión es el

David Hernández's picture

Si, la próxima reunión es el día 20.

Aquí está el listado de

David Hernández's picture

Aquí está el listado de elementos que se generaron para la camp de 2012 de Madrid: http://oa.asociaciondrupal.es/drupalcamp/notebook/archived

Necesitas tener acceso al Open Atrium para ver los ficheros

Oks, gracias Sí que tengo

franxo's picture

Oks, gracias
Sí que tengo acceso al open atrium.

Decía de tener antes las opciones de diseño, por sí queriais que nosotros las viéramos y a la reunión se llevara ya la opción definitiva. Antes puede ser ... el día de antes :P

Si no me equivoco, creo que

David Hernández's picture

Si no me equivoco, creo que la comunicación interna y organización de las tareas se realizó exclusivamente a través de trello. Avísame si quieres que lo prepare ya (sería conveniente que si lo usamos, lo creemos con la cuenta de la Asociación, para que esté centralizado).

A parte de eso, también está el correo de la Drupalcamp (drupalcamp @ drupal . es). Aunque sería mejor que solo algunos se hiciesen cargo de este.

Yo creo que el trello lo

franxo's picture

Yo creo que el trello lo podríamos abrir ya y así vamos metiendo tareas.
Por lo del correo de la drupalcamp ... lo dejaría accesible a unos pocos

Trello creado:

David Hernández's picture

Trello creado: https://trello.com/b/LdSgeUnV/drupalcamp-2014

Cualquiera que quiera entrar, que me pase su nombre de usuario en trello.

Perfect. Gracias!!

franxo's picture

Perfect.
Gracias!!

buenas!

lgrtm's picture

Hola a todos.
Como algunos sabeis estoy con Victor y tenemos poco tiempo hasta febrero, pero aun así no sabría donde encajar.
Podría colaborar en el proceso de la web, maquetando o apoyando en programacion.
Tb en parte de diseño tanto en 2d como 3d, por si se tercia.
Ya me comentais.!!!

Drupal & beers and paella rules !!!

Pasadme l perfil de

malotor's picture

Pasadme l perfil de instalxion de la web cuando podais y lo voy mirando.

Ya he pedido acceso al repo.

David Hernández's picture

Ya he pedido acceso al repo. Pásame tu clave pública ssh y cuando me den acceso, te añado.

Cualquier otro que quiera echar un cable en el tema de la web, también necesitaré la clave pública

acceso al repo y trello

jjcarrion's picture

Hola David,

Tal vez yo pueda echar una mano en el tema de la landing y del perfil.

Ya tengo acceso al repo de la web de la aed, por lo que no será necesario dar mi clave, pero si que me den permiso para los repos que vayamos a usar.

Dame de alta también en el trello.

Gracias
Jose

yo me ofrecí a maquetar lo

Jorge Navarro's picture

yo me ofrecí a maquetar lo que hiciera falta, así que estoy a disposición del responsable de diseño, unstatu y a la del responsable de la web, malotor.

Revisaremos la web y veremos

malotor's picture

Revisaremos la web y veremos que tareas hay que hacer. Podemos añadirlas al backlog y vamos colaborando todos lo que queramos.

Hola a todos. Mi usuario del

unstatu's picture

Hola a todos.

Mi usuario del trello es @carlosreig. Dadme acceso por favor!

Jorge! Muchas gracias por ofrecerte a maquetar. Estoy seguro de que hará falta ayuda con eso :)

Hola cracks, Este mes de

hynnot's picture

Hola cracks,

Este mes de Enero me viene un poco ojete todo, pero si queréis yo me encargo del tema de la sede. Sobretodo si lo montamos en la UPV o en el ITI. ¿Tenemos fecha propuesta? ¿Al final que salas necesitaríamos?

Un saludo,
@hynnot

Las fechas que tienen más

franxo's picture

Las fechas que tienen más fuerza son 16,17 y 18 de Mayo.
Por el tema de las salas ... todas?? .. jejeje ... mejor lo comentamos el jueves y te lo decimos con seguridad.

Salutee!!

Hola a todos,En el trello de

franxo's picture

Hola a todos,

En el trello de la drupalcamp he subido un documento con empresas de internet de Valencia a las que podemos contactar para ver si están interesados en patrocinar o en participar en la jornada de empresas.

Estaría guay que entre todos fueramos completándolo.

Saludos!!