Procurement proces Stichting Drupal Nederland

Procurementproces SDN

Achtergrond

Stichting Drupal Nederland (SDN) zal in de toekomst vaker betaalde diensten afnemen. Dit is nodig om werkzaamheden, zoals ontwikkeling van een evenementenwebsite, sneller te kunnen realiseren. Omdat we als Stichting transparantie willen geven aan onze donateurs en sponsoren, willen we het proces van het uitgeven van geld zo transparant mogelijk maken. Dit document geeft weer hoe dit proces verloopt, als leidraad waarbij we transparantie te allen tijde zullen geven over het proces en waar afwijkingen op deze leidraad mogelijk zijn indien dit voor het proces gewenst is.

Opsplitsing

We willen dat het proces duidelijk is voor sponsoren, (potentiële) leveranciers en bestuursleden en andere betrokkenen bij de stichting. Duidelijk wat verwacht mag worden, eenduidig wat de uitkomst is en transparant hoe dit proces verloopt. Dit willen we uitvoeren voor processen waar de stichting geld uitgeeft aan diensten die ze verbruikt, zonder dat dit proces een belemmering oplevert voor de uitvoerders; ze worden gefaciliteerd door de duidelijkheid van het proces, niet beperkt door starheid. Het primaire doel is dus transparantie te bieden aan personen en organisaties die geld geven aan de stichting, secundair om elke vorm van belangenverstrengeling tussen aanbieder en aanbestedende te voorkomen.
Juist om niet te beperken, hebben we het proces opgedeeld in “kleinere bedragen” waar het proces minder groots is en “grotere bedragen” waar de verantwoordelijkheid die gepaard gaat met dit bedrag weerspiegeld is in het proces. De hoogte van deze bedragen kan door het bestuur per jaar aangepast worden.

Proces voor kleine bedragen

Opdrachten voor kleine bedragen, tot 1000 euro, mogen onderhands worden gegund. Dit kan worden besloten binnen het projectteam voor campagnes, websites, evenementen of andere uitgaven waarbij minimaal één bestuurslid zitting heeft en hiervoor goedkeuring verleent.
Voorwaarde is dat het team van te voren het (maximale) bedrag in haar begroting heeft verwerkt zodat dit uit het projectbudget (liefst sluitend) gefinancierd kan worden. Voordat dit bedrag uitgegeven mag worden gelden de volgende stappen:

• Er wordt gezocht naar alternatieve methoden, bijvoorbeeld sponsoring in natura of vrijwilligerswerk.
  Op mailinglijsten, drupal.nl, twitter, facebook, andere sociale media en het eigen netwerk de vraag uitzetten in de gemeenschap.
• Komt daarop geen respons binnen een termijn die als passend wordt gezien voor het doel door het team, dan kiest het organiserend team een leverancier (bijvoorbeeld uit het eigen netwerk), die voor een bedrag (maximaal 1000 euro) de werkzaamheden uitvoert. Hierbij worden goede afspraken gemaakt wat er van de opdrachtnemer wordt verwacht. Om belangenverstrengeling te voorkomen is het belangrijk dat de opdrachtnemer geen financiële of familiebanden heeft met één van de SDN bestuursleden of leden van het organiserende team die zouden kunnen leiden tot vragen op het gebied van integriteit.
• Als er ook nu geen leverancier gevonden kan worden, dan kan het werk eventueel gegund worden aan organisatie of persoon die financiële of familiebanden heeft met één van de SDN bestuursleden of leden van het organiserende team. Dit dient voorgelegd te worden aan het bestuur en deze dient hier positief (meerderheid van stemmen) over gestemd te worden in een(ad hoc) vergadering. Bij stakende stemmen besluit de voorzitter.
• Het intellectueel eigendom van de producten die opgeleverd worden (bijvoorbeeld code, copy, beeld of website) wordt in het contract expliciet benoemd en wordt overgedragen aan de SDN.
• In principe wordt contractueel afgesproken dat er geen melding in portfolio gedaan mag worden van het resultaat bij opdrachtnemer, tenzij anders overeen gekomen. Melding dat werkzaamheden - tegen vergoeding - zijn uitgevoerd door leverancier in een colofon zijn standaard, tenzij anders overeen gekomen wordt.

Proces voor middelgrote bedragen

Voor bedragen tussen de 1.000 en 5.000 euro geldt dat bij minimaal 2 partijen een offerteaanvraag gedaan moet worden. Voor dit proces gelden dezelfde regels als voor de kleinere bedragen (minder dan 1.000 euro), te weten:

• Er wordt gezocht naar alternatieve methoden, bijvoorbeeld sponsoring in natura of vrijwilligerswerk. Indien dit niet mogelijk is gaan de overige stappen in werking.
• Er wordt een offerteaanvraag uitgezet bij een select aantal partijen, minimaal 2 en een maximaal aantal dat recht doet aan de vraag. Geen van deze partijen heeft een financiële- of familieband met een een van de personen die inhoudelijk betrokken is bij de beoordeling van de verschillende potentiële leveranciers.
• Er wordt zo min mogelijk gebruik gemaakt van nacalculatie (anders dan stukprijzen) of fixed price constructies (anders dan huur of koop) maar er wordt gekozen voor de beste waarde binnen een budget (fixed price).
• Het team dat de offertes doorneemt, bestaat uit minimaal 3 leden waarvan minimaal 1 uit het bestuur van de stichting.
• Het is aan het team om een transparante, reproduceerbare werkwijze op te stellen om de verschillende aanbieders te vergelijken.
• Om belangenverstrengeling te voorkomen is het belangrijk dat de opdrachtnemer geen financiële of andere banden heeft met een van de SDN bestuursleden die in het projectteam zitting hebben en die tot vragen over integriteit zouden kunnen leiden.
• Het intellectueel eigendom van de producten die opgeleverd worden (bijvoorbeeld code, copy, beeld of website) wordt in het contract expliciet benoemd en komen te liggen bij de SDN.

In principe wordt contractueel afgesproken dat er geen melding in portfolio gedaan mag worden van het resultaat bij opdrachtnemer, tenzij anders overeen gekomen. Melding dat werkzaamheden -tegen vergoeding - zijn uitgevoerd door leverancier in een colofon zijn standaard, tenzij anders overeen gekomen wordt.

Proces voor grote bedragen

Voor bedragen vanaf 5.000 euro geldt het volgende:

• Er wordt een team van minimaal 3 personen gevormd dat het inkoop proces zal begeleiden, in dit team zit minimaal één lid van het bestuur van de SDN. Dit team adviseert het bestuur dat zal beslissen welke opdrachtnemer geselecteerd wordt.
• Er wordt een document geschreven waarin vermeld wordt welke dienst of product gekocht gaat worden, op welke termijn deze geleverd dient te worden en hoe de procedure zal zijn om tot een leverancier te komen. Dit zal minimaal 3 weken voor de sluiting geplaatst worden op de website zodat een ieder ruim de tijd heeft in te schrijven.
• Deze procedure wordt publiek op de website geplaatst en waar gewenst aangekondigd op sociale media of andere plaatsen.
• Het team dat het proces begeleidt selecteert minimaal 3 aanbieders die expliciet gevraagd worden een offerte uit te brengen. Geen van deze partijen heeft een directe band met een van de personen uit het team dat oordeelt over de potentiële leveranciers
• Het staat elke andere partij vrij een offerte uit te brengen. Ook een bedrijf dat een (in)directe relatie heeft met een bestuurslid of een lid van het beoordelingsteam.
• Indien er sprake is van een (in)directe relatie wordt zeker gesteld dat het bestuurslid geen extra informatie kan verkrijgen over de procedure, inzendingen of uitkomst en zal dit bestuurslid niet stemmen in de keuze voor een leverancier en zich niet in de procedure mengen. Dit betekent dat hij/zij geen vragen mag stellen of beantwoorden. Er dienen minimaal 3 bestuursleden te zijn die kunnen stemmen op de kandidaten, indien er minder bestuursleden beschikbaar zijn, zal de (waarnemend) voorzitter bepalen hoe de procedure vervolgd kan worden zonder beïnvloeding van bestuursleden met een (in)directe relatie met een leverancier.
• Indien een aanbieder lid is van het beoordelingsteam of hier nauwe relaties mee onderhoudt, zal deze persoon zich terugtrekken uit het beoordelingsproces nadat een passend andere lid is gevonden.
  Het intellectueel eigendom van de producten die opgeleverd worden (bijvoorbeeld code, copy, beeld of website) wordt in het contract expliciet benoemd en komen te liggen bij de SDN.
• In principe wordt contractueel afgesproken dat er geen melding in portfolio gedaan mag worden van het resultaat bij opdrachtnemer, tenzij anders overeen gekomen bijvoorbeeld om korting te verkrijgen. Alle partijen dienen wel deze optie te hebben gekregen in dit geval. Melding dat werkzaamheden - tegen vergoeding - zijn uitgevoerd door leverancier in een colofon is gewenst.

Deze bepalingen zijn leidend bij alle vormen van inkoop door de stichting. Indien er om welke reden dan ook dient te worden afgeweken van deze bepalingen, dan dient het inkopende team hier het bestuur van de stichting op de hoogte te stellen met opgaaf van reden waarom deze bepalingen niet toepasbaar zijn. Er zal dan in gezamenlijkheid naar een passende oplossing gezocht worden.