Organizando el DrupalDay Valencia 2012

David Hernández's picture

Tal y como hemos hablado últimamente, tenemos la opción de organizar en Valencia el DrupalDay del próximo año. Si realmente queremos sacar este proyecto adelante, tenemos que ir empezando a mover el tema.

La idea del DrupalDay es montar un evento de bajo presupuesto (alrededor de 2000€), con entrada gratuíta, de un día de duración (aunque con actividades el día anterior y posterior, como visita turística y cosas así), centrado en los profesionales que se dedican a Drupal de toda España. Para empezar, el tema que me parece más importante es la localización del lugar de celebración, pero hay otros temas importantes a tratar:

  • Lugar de celebración (universidades, hoteles, centros culturales...). Tiene que cumplir ciertos requisitos, alquiler gratuíto o muy barato, suficientes salas, al menos 4 o 5, con mínimo un auditorio para aproximadamente 150 personas (público esperado, teniendo en cuenta que en Barcelona fuimos casi 130), cierta infraestructura como Wi-Fi, proyectores, sonido, posibilidad de grabación/streaming... La accesibilidad al lugar tiene que ser la adecuada, transporte público, lugar para aparcar, fácil de llegar...
  • Lugar de alojamiento: hay que facilitarle las cosas a la gente que venga de fuera de Valencia, buscando hoteles cercanos o con una buena comunicación con el lugar de celebración, así como buscar precios asequibles. Aunque vaya a ser imposible superar el hotel de la DrupalCamp de Sevilla, estoy seguro de que algo decente podemos encontrar.
  • Formato de las sesiones. Yo he pensado en tener una sala para sesiones introductorias durante todo el día (con install parties, introducción a módulos básicos, alguna explicación del funcionamiento del desarrollo...), otra sala o algunas sesiones destinadas a empresas del sector para "vender Drupal" como alternativa (Casos de éxito, comparativas con otras alternativas...), otra sala para las sesiones destinadas a usuarios experimentados y otra sala para realizar sprints de código o talleres con una duración superior a la de la sesión estándard y para terminar, una zona donde poder hacer networking, BoFs y demás.

La búsqueda de patrocinadores y esas cosas se pueden ir dejando para más adelante, pero por ahora, creo que podemos empezar con lo de arriba. Si alguien cree que hay algún otro tema importante, que no dude en proponerlo.

Un saludo,
David.

Comments

Mis dos centimos

pcambra's picture

Que bien que ya lo estés moviendo :)

Creo que si conseguís el local gratis podéis bajar muchísimo de esos 2000€ que planteas. Siendo low-cost yo no dedicaría mucho esfuerzo a video/streaming y esas cosas.

El install party mola mucho pero como le dije ya a Alessandro tener 4 tracks con público tan diferenciado igual os supone demasiado esfuerzo de organización.

El tema de los patrocinadores es bueno que lo movais pero idealmente encajando el day dentro del marco de la asociación ese tema debería estar resuelto para cuando lo celebreis, ¿Abril?

Cualquier cosa aquí estamos...

penyaskito's picture

Cualquier cosa que necesitéis contad conmigo.

Como dice @pcambra, tenemos ya un listado bien largo de empresas y sus contactos que se dedican a Drupal y son potenciales patrocinadores, aunque siempre es más apetecible a las empresas locales y sería bueno ir preparando los contactos.

En cuanto a encontrar buena relación calidad/precio en hoteles, os podemos pasar el contacto de la agencia que nos lo gestionó a nosotros y a lo mejor consigue algo. Siempre van a conseguir mejores precios que un particular.

En cuanto al formato, a mi me gustó lo de tener sprints de la DDBCN. Personalmente creo que el formato de este año (DD muy técnico, DC más divulgativo) mola. Pero es sólo una opinión :)

--
Christian López Espínola (@penyaskito)

Christian, ya me he

pcambra's picture

Christian, ya me he adelantado con un par de cosas ;)

tenemos ya un listado bien largo de empresas y sus contactos que se dedican a Drupal y son potenciales patrocinadores, aunque siempre es más >apetecible a las empresas locales y sería bueno ir preparando los contactos.

Creo que no estuviste en la charla informativa de la asociación, pero la idea, y todas las empresas recibirán en su momento una notificación, es tener empresas colaboradoras en la asociación que paguen un patrocinio anual y sean automáticamente patrocinadoras de todos los eventos promovidos por la AED, days, camps, de esta manera ganamos en tiempo de preparación del evento (solo hay que buscar patrocinadores puntuales o locales) y en tranquilidad.

En cuanto a encontrar buena relación calidad/precio en hoteles, os podemos pasar el contacto de la agencia que nos lo gestionó a nosotros y a lo >mejor consigue algo. Siempre van a conseguir mejores precios que un particular.

Ya les he enviado un correo para hablar con ellos esta semana y ver si les interesa seguir colaborando con nosotros, creo que es importante tener continuidad en los proveedores, hotel, camisetas, etc.

Nosotros podemos ayudar,

SimonVlc's picture

Nosotros podemos ayudar, principalmente económicamente, pero también con organización, precios de hoteles, merchan, etc. El lugar, creo que lo mejor sería una universidad, pero aquí ya no tenemos mucha mano.

Personalmente, creo que con 2 salas / niveles y una libre para networking / reuniones informales debería sobrar.

Cualquier cosa, ya sabes David. De aquí a final de año iremos de culo, pero ya después, espero que tengamos más disponibilidad.

Lugar de celebración,

hynnot's picture

En la UPV se han montado varios eventos de este tipo. Lo que no se precio o si es gratis, lo preguntaré. Al último evento que fui había una sala al estilo del auditorio de la DrupalCamp y dos salas más pequeñas que podrían servir para los sprints y los casos de éxito.

Un saludo,
@hynnot

En lo que pueda

NITEMAN's picture

No sé si seré de mucha ayuda (sobre todo por la distancia)... pero contad conmigo para lo que queráis ;)

Salu2

Muchas gracias @NITEMAN. De

AlessMascherpa's picture

Muchas gracias @NITEMAN. De hecho, visto el éxito de tus charlas sobre optimización, tenerte en algún taller sobre el tema sería genial.

+1!

carlescliment's picture

+1!

Algo diferente

NITEMAN's picture

Por mi no hay problema, pero me gustaría hacer algo diferente (¿más concreto?, ¿más conceptual?, ¿1 sola tecnología?, ¿sugerencias?) a lo de Barcelona o Sevilla... que si no esto va a ser "El día de la marmota" :P

Salu2

En Barcelona el tema fue más

pcambra's picture

En Barcelona el tema fue más técnico y pretendió ser una reunión de desarrolladores (o profesionales) pero yo creo que el enfoque es libre, verdad?, creo que el grupo local sabe sus puntos fuertes y lo que interesará localmente para hacer que venga más público, o mejor dicho, localizar el público objetivo y fomentar Drupal en la zona.

Gracias a todos por la rápida

David Hernández's picture

Gracias a todos por la rápida respuesta, sobretodo a Pedro y Christian por ofrecerse a ayudar cuando todavía no ha pasado un día desde la Camp que tan ocupados los ha tenido.

Empezar con los contactos que Christian y Pedro ya han hecho con el tema de camisetas/merchandising, agencia de viajes para el hotel y posibles patrocinadores será de mucha ayuda. Aunque si empieza a haber movimiento de patrocinadores en la asociación, la última parte la podemos dejar un poco de lado, pero creo que deberíamos dar prioridad a los patrocinios de las empresas locales.

Como comenta Simón, creo que los lugares para empezar a buscar deben ser las universidades. En Valencia tenemos las siguientes:
- Universidad Politécnica de Valencia - UPV (facultad de informática o el Instituto Tecnológico de Informática - ITI).
- Universidad de Valencia - UV.
- Universidad Cardenal Herrera - CEU (privada).
- Universidad Católica de Valencia - UCV (privada).

Antes de lanzarme con una de las privadas probaría suerte en las públicas. Aunque la UV está bien comunicada, la facultad de informática está algo lejos de Valencia. La UPV nos ofrece al menos dos posibilidades y está en una localización más accesible y tranquila. El CEU también está lejos, en cambio la UCV es la que más céntrica está, aunque no tengo noticias de ningún evento similar celebrado allí. Si alguien conoce a quien lleva estos temas en cualquiera de estos lugares, estaría bien empezar a tantear el terreno.

Otro tema a tratar son las fechas, la idea es entre marzo y abril pero puede ser algo complicado, del 12 al 19 de marzo tenemos las Fallas en Valencia (realmente desde el día 1 ya hay lío) y puede ser complicado o caro el tema de los hoteles. Y en abril tenemos la semana santa, que empieza el día 1, creo. Por lo que las fechas que estarían más disponibles serían el fin de semana del 23 al 25 de marzo y en abril podría ser cualquiera de los últimos tres fines de semana (13-15, 20-21 o 27-29).

Pedro me comenta por el IRC

David Hernández's picture

Pedro me comenta por el IRC que cuidado con las fechas de marzo, que pueden coincidir con la DrupalCon de Denver (19 - 23): http://denver2012.drupal.org/node/4

Wow estoy alucinando David,

xurxosanz's picture

Wow estoy alucinando David, hoy te puedes a ir a la cama con la satisfacción del deber cumplido :-)

Lo de los patrocinios, independientemente de que desde la Asociación tengamos apoyo creo que vale la pena dar la oportunidad a empresas de la zona a que se promocionen y tal vez ganar nuevos participantes en el grupo local.

Muchas gracias @hynnot por mover el tema en el ITI, ojalá salga bien. La UPV me parece el escenario perfecto para hacer esto, está bien comunicado, hay buenos medios, apuestan por Drupal.

Organizar un evento de este tipo, aunque no sea muy grande, creo que como grupo local nos va a venir bien para crecer y complicarnos la vida un poquito más :-)

saludos!!

Super!!!

AlessMascherpa's picture

David, que proactivo eres! :) Muchas gracias por el kick-off y la planificación.

Gracias a @penyaskito y a @pcambra por los ánimos y la ayuda.

También yo pienso como Simón que dos salas + un area de networking es suficiente. Necesitaremos también una más grande (auditorio) donde hacer presentación y clausura. Aunque pienso que esta última es opcional dado la finalidad del DrupalDay (juntar profesionales de Drupal).

Dado que es gratis habrá mucha gente que acuda a ver que pasa, por lo que creo necesario tener espacio para charlas para presentar Drupal y sus maravillas. Creo que estas sesiones deberían seguir más un formato bof/demo/taller que charlas preparadas, pero hace falta tenerlas en cuenta tanto en tiempo y en espacio.

Aunque la Valencia + UPV puede ser una oferta más atractiva que Castellón + UJI, esta segunda podría ser una opción a nivel logístico (a parte que os aseguro que os sorprenderíais, de hecho tengo que organizar alguna drupalada por aquí para que vengáis a conocerlo).

Un saludo,
ALessandro MAscherpa.

Respecto a la UJI y una

wolmi's picture

Respecto a la UJI y una drupalada en Castellón yo ya ofrecí la posibilidad de motnar algo para la iParty que se hace todos los años en la UJI, como siempres estoy media metido en organización podriamos plantear algo para ese fin de semana

Hola @wolmi,Este hilo en

AlessMascherpa's picture

Hola @wolmi,

Este hilo en concreto es para organizar el DrupalDay 2012, que es más bien un evento completamente orientado a Drupal. Aunque se podría valorar la opción de integrarlo en la iParty u otro evento similar, yo soy más partidario de agotar posibilidades para realizarlo de manera independiente.

La iParty es un evento muy interesante y sería genial participar en él de alguna manera para difundir Drupal. He iniciado un post en el grupo de Castellón para que podamos plantear posibilidades y propuestas para una posible colaboración en la iParty.

Estais todos invitados a participar! A mi personalmente me encantaría que Drupal estuviese presente en la iParty de este año y en las que estén por venir.

Un saludo,
Alessandro Mascherpa.

ITI

hynnot's picture

Lo he comentado en el ITI, donde trabajo y me han dicho que lo comentarán con dirección pero que seguramente sea posible. Al parecer tenemos bastantes opciones. Si solamente queremos las salas pequeñas seguramente fuera gratuito. Si queremos las grandes con servicios de streaming, traductor... eso vale el personal de la UPV encargada.

Como he dicho la hablarán en junta y me comentarán cosas lo antes posible pero me ha dicho que si se hace con bastante planificación no es problema.

Nota: la opción barata sería una sala para 150 personas y dos de 30 personas. Todas con proyector.

Un saludo,
@hynnot

Genial hynnot! Por ahora

David Hernández's picture

Genial hynnot! Por ahora tenemos 6 meses por delante, así que tenemos tiempo para ir moviéndolo.

Con una sala de 150 personas más dos más de 30, todas ellas con proyector creo que tendríamos más que suficiente. Tal vez del streaming nos podríamos ocupar nosotros, en caso de que realmente fuese necesario. El tema del traductor creo que no lo necesitaremos :D

Esto se mueve!!! ;)

AlessMascherpa's picture

Que guay @hynnot. No creo que haga falta más. Si nos ceden espacio supongo que se les podría/debería incluir como sponsor o, mejor, colaboradores. Streaming y traductores son cosas que nos pueden ir muy bien en otras ocasiones, pero tampoco creo que las necesitemos para el Drupal Day.

@hynnot ¿Hay algún hotel con el que la UPV tenga algún acuerdo de precios y que nos pueda servir para la ocasión?

Segunda quincena de Abril me parece un momento genial. Esto se mueve!!! ;)

Alessandro.

Lo del hotel ni idea...

hynnot's picture

Pero todo es comentárselo.

De todas formas vamos a esperar que nos lo aprueben en dirección y entonces podremos tocar las campanas! Pero hay buenas sensaciones.

Un saludo,
@hynnot

otro voluntario

codigoweb's picture

David, podéis contar conmigo si pensais hacer streaming (no pienso ir a Denver, jeje)

Salu2

Aclaración

pcambra's picture

Para que no haya confusiones, desde las comunidades locales no se debe organizar nada que coincida con drupalcon o con eventos "oficiales" internacionales, por eso he comentado lo de Denver, no es una cuestión de quien va o no, sino de "exclusividad" por llamarlo de alguna manera.

Así que para no eclipsar la drupalcon de denver con el drupalday, mejor no montarlo a la vez ;)

Muchas gracias por el

David Hernández's picture

Muchas gracias por el ofrecimiento, Javier :)

En la próxima drupalada de Valencia hablaremos del tema y actualizaremos por aquí con lo hablado.

Un saludo,
David.

Hola! Vamos a dejar claras

David Hernández's picture

Hola!

Vamos a dejar claras las posibles fechas para el DrupalDay y así poder dar fechas en los diferentes lugares donde busquemos. Debido a las Fallas, DrupalCon y Semana Santa que también están entre marzo y abril, solo nos quedan los últimos tres fines de semana de abril (13-15, 20-22 y 27-28).

Los lugares que por ahora están como posibles para celebrar el evento son:
- Universidad Politécnica de Valencia - UPV (facultad de informática.
- Instituto Tecnológico de Informática - ITI (dentro de la UPV).
- Universidad de Valencia - UV.
- Universidad Cardenal Herrera - CEU (privada).
- Universidad Católica de Valencia - UCV (privada).

En la próxima Drupalada (27 - Oct) deberíamos hablar del tema y empezar a contactar con cada centro. Tal vez asignar una persona a cada centro y que cada uno se dedique en exclusiva a tratar con ese centro.

Respecto a número de salas y organización de las sesiones, lo he estado pensando y creo que una buena opción sería contar con 3 o 4 salas:
- la sala principal (o auditorio): con capacidad para todos los asistentes para la sesión de bienvenida/despedida y durante el resto del día, con sesiones orientadas a profesionales de Drupal.
- Una sala que fuese de iniciación progresiva: empezando con preparar el equipo con Apache, MySQL y PHP, instalando Drupal, cómo funciona Drupal (nodos, menús, bloques, módulos, temas...), introducción a los módulos más usados (Views, CCK o Fields API), ver por encima otros módulos útiles (Pathauto, Wysiwyg, Date/Calendar, Panels/Context...).
- Una o dos salas (depende del lugar) con sprints o talleres.
- Finalmente necesitaríamos una zona común para networking, BoFs y demás.

Cuando se aproxime la celebración del evento podríamos enviar e-mails informativos a las empresas de la zona que se dediquen al mundo web. Como ya he comentado, creo que estaría bien tener al menos una o dos sesiones para "vender" Drupal (casos de éxito, mostrar qué ofrece Drupal...), para los posibles interesados que acudan. Estas sesiones podrían realizarse en la sala de iniciación (si queda algún hueco) o en la sala principal de sesiones.

Contemplando estas necesidades, ya sabemos que necesitamos de cara a los diferentes posibles lugares de celebración para empezar a pedir presupuestos.

¿Alguna sugerencia o idea?

Saludos,
David.

En el ITI hay muchas

hynnot's picture

En el ITI hay muchas posibilidades. Pero tendríamos 2 salas pequeñas y una grande para conferencia, conseguir más salas es posible pero ya nos costaría dinero al parecer porque no son del ITI. De todas formas lo hablamos en la drupalada.

Un saludo,
@hynnot

Genial hynnot. Habría que ver

David Hernández's picture

Genial hynnot. Habría que ver el precio, pero de todos modos, podríamos bastarnos con lo que nos ofrecen de manera gratuíta :)

Speed dating para empresas

frankgil's picture

Hola a todos... vuelvo con este tema, que se trató en la drupalcamp pero al final se quedó fuera.

Propongo hacer una prueba piloto reducida de Speed Dating o encuentro empresarial para empresas/profesionales (tanto ofertantes como demandantes de Drupal y servicios relacionados) con la idea de que si sale bien se pueda repetir el modelo ampliado en la drupalcamp. Nosotros hemos ido a un par de eventos de este tipo y la verdad es que son muy provechosos e incluso divertidos.

La diferencia con los BOF y el networking de pasillo es que conlleva una organización previa y una lista cerrada de participantes, con lo que los encuentros serían también cerrados.

¿En qué consistiría?

  1. Las empresas/profesionales interesados se inscriben, indicando qué servicios ofrecen y qué servicios demandan.
  2. Una vez cerrada la inscripción de empresas, habrá un tiempo para que cada empresa seleccione entre las empresas inscritas qué encuentros desean tener.
  3. Uno o dos días antes del evento se cierra la agenda de encuentros. Basta con que esté disponible el día del evento.
  4. El encuentro en sí consiste en una serie de mesas numeradas donde se realizarán los encuentros, de 15 minutos de duración, según la agenda que le haya tocado a cada empresa, por ejemplo:

    MESA 1 - 11:00-11:15 Empresa 1 - Empresa 2
    MESA 2 - 11:00-11:15 Empresa 3 - Empresa 4

    MESA 1 - 11:15-11:30 Empresa 1 - Empresa 3
    MESA 2 - 11:15-11:30 Empresa 2 - Empresa 4

  5. En el evento en sí hace falta algo de catering (agua por lo menos) y una persona encargada de marcar los tiempos y avisar un par de minutos antes. También se podría automatizar con algún tipo de campanilla.

  6. Para el Drupal Day podríamos empezar con una prueba de 1h 30min, lo que nos lleva a 6 rondas, salvo que hubiera mucha demanda en las fases previas. El número de mesas en paralelo dependería también del número de inscritos.

¿Qué os parece? Repito... prueba piloto.

Un saludo,

Fran Gil

El fantasma de las navidades pasadas XD

NITEMAN's picture

A mi me parece una buena idea (creo que la propuse yo este año para el DrupalDay de BCN y tampoco se hizo) no solo entre empresas sino como forma de captar curriculums... últimamente la demanda de profesionales Drupal parece estar disparada.

Si hubiese mucha demanda se podría cobrar una inscripción simbólica (y así también intentamos que no queden huecos en el último momento)

Salu2

jaja.. entonces intentemos

frankgil's picture

jaja.. entonces intentemos que no se convierta también en el fantasma de las navidades futuras :p

Pues sí, se podría compaginar con empleo, haciendo los encuentros más dispares: empresa-empresa, empresa-profesional, empresa-demandante de empleo.

Lo de la inscripción, supongo que el riesgo que corremos es el mismo que se corre con el evento en sí, al tratarse de un evento gratuito. Yo no veo lo de la inscripción. Generalmente como hay implicación de las empresas la semana antes del evento, cuando se seleccionan los emparejamientos, también ahí se detectará si alguna no puede asistir, salvo causas mayores de última hora. En el peor de los casos si una empresa no asiste a última hora, pues 15 minutos de descanso que le toca a la otra empresa.

Un saludo,

Fran Gil

El acceso para empresas yo

pcambra's picture

El acceso para empresas yo creo que debería estar restringido a patrocinadores y empresas colaboradoras de la AED.

Me parece una gran idea, algo parecido se lleva queriendo hacer desde la camp de barcelona pero nunca se ha hecho en condiciones y siempre ha sido desastre.

Hola, Me parece una idea

David Hernández's picture

Hola,

Me parece una idea interesante, pero creo que todavía es pronto para empezar a organizar esto. Una vez tengamos confirmado el lugar y sepamos del espacio del que disponemos, ya podremos empezar a mirar con qué rellenarlo.

Para que no se nos olvide, Oskar Calvo también propuso hacer un sprint de views de ejemplos de como implementar plugins, handlers y todo eso. También me parece una buena idea. Cuando empecemos con estos temas habrá que empezar a buscar ponentes y otras actividades.

Un saludo,
David.

Ahí poniendo orden, lo

pcambra's picture

Ahí poniendo orden, lo primero es lo primero :)

Tras lo hablado en la

David Hernández's picture

Tras lo hablado en la Drupalada, hemos creado una wiki para ir recogiendo ideas de cualquier tipo para llevar a cabo en el DrupalDay. Poco a poco iré recopilando lo hablado aquí, en las Drupaladas y en otros medios en la wiki. Quien quiera, que se sienta libre de editar y añadir lo que quiera.

Un saludo,
David.

DrupalCS Castellón

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