Montreal DrupalCamp 2011

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Bonjour à tous. Comme suggéré, j'ai créé cette page wiki comme endroit pour nous aider à débuter l’organisation du DrupalCamp Montréal 2011. Nous recherchons des bénévoles et des organisateurs dévoués. Veuillez vous inscrire.

Hello everyone. As suggested, I've created this wiki page as a place for us to begin organizing the 2011 DrupalCamp Montréal. We're looking for both volunteers and dedicated organizers. Please sign up.

Add your name to list of core organizers below if you're interested in making a steady commitment of time and energy across the Summer. Please add your name to the list of potential volunteers below if you have time to devote at some point, but cannot make a steady commitment. Add anything else to this wiki page as you see fit.

The People Involved

Core Organizers

  • Andrew Lindsay/Mirabuck
  • Louis-Eric Simard/63reasons
  • Suzanne Kennedy/pixelite and Simone Pereira/simonep for Evolving Web
  • Matt Corks/mvc and Omar Bickell/omar for Koumbit (we commit to at least one of us attending meetings)
  • Jacques R. Blier/xmacinfo
  • Ryan Weal/Ryan Weal for Kafei Interactif Inc.

Volunteers

  • Benoit Brosseau/brosseaub
  • Mark Styles/lambic
  • David Smith/carefulmedia
  • Sylvain Aubé/sylvain_a for Whisky Echo Bravo
  • Willie Seabrook/willieseabrook

Established Facts

  • DrupalCamp Montréal 2011 dates are September 16, 17 and 18 2011.
  • The camp will be held in the McIntyre Medical Building at McGill University.
  • Keynote speaker: Angie Byron, talking about encouraging participation in the Drupal community
  • Keynote speaker: Jen Simmons, talking about Design/Theming/HTML5?
  • An i18n code sprint led by Gábor Hojtsy will occur on the 14th, 15th and 16th of September. Details here.

Session Tracks

  • Configuration/Architecture/Performance
  • Usability/Design
  • Business Analysis/Project Management
  • Development/Programming
  • Education

McGill Venue Details

  • Available from 2pm, Friday, September 16th until 12am, Sunday, September 18th.
  • Space for approx. 450 people.
  • 3 large lecture rooms with PAs, projectors and the following capacities: 400, 275, 125.
  • 4 smallish rooms (potentially for bofs) with projectors (capacity for 15 people each).
  • A secure room without a projector (capacity 12).
  • A secure room with a projector (capacity 30).
  • Foyer space that can accommodate a buffet line and 450+ people at mealtimes.
  • Wifi via McGill Guest network
  • Cost: $1776.00 (may be covered by McGill IT sponsorship)
  • Larger rooms can capture video (with slides) using automated lecture recording system
  • Building access is 7am-7pm on the weekend.

Sponsorship

Unmarked sponsors need to be contacted unless someone has marked down their name beside them. Simone can be contacted for contact info if needed. Sponsorship info at http://www.drupalcampmontreal.com/sponsor-drupalcamp-2011.

Potential Sponsors

I'm sure that this list could be considerably longer if we thought about it a bit. Please PROPOSE more potential sponsors.

  • DBN (are not doing video this year but may still be interested in having their logo on the site)
  • Openflows Community Technology Lab
  • GRICS
  • NT2 - Omar
  • Parkhurst
  • Gestion Ressources - Omar
  • FFunction
  • Drupal Connect
  • Open Concept - Omar
  • Zend
  • Lullabot - Omar/Simone
  • Isuma TV - Omar
  • Apell - Omar
  • Facil - Omar/Robin
  • Microsoft - Andrew
  • Percolab
  • Station C
  • Webdrive.ca
  • Open Concept
  • Hot Drupal
  • Site Five
  • Web enabled
  • Codefront Labs

Confirmed Sponsors

Not Counted in budget

  • Acquia - 2 flights and training = Platinum

Counted in Budget

  • McGill - $1776.00 facilities rental - Platinum
  • Evolving Web - $1400.00 - Platinum
  • Koumbit - $1400.00 - Platinum
  • Whisky Echo Bravo - $350.00 - Silver
  • Kovasys - $350.00 - Silver
  • TP1 - $350.00 - Silver

Ideas/Suggestions

  • If the venue allows it, make bof/yay spaces available beyond the end of the day (in Chicago they were available 24 hours which was awesome, but we don't need to go that far)
  • A 3 day camp with roughly the same number of non-bof/yay sessions as a 2 day camp would free up more time for bofs/yays and general socializing (for example, a day of trainings/bof/yay sessions on Friday, then formal presentations and bof/yay sessions on Saturday and Sunday, not necessarily at the same venue)
  • We need to take in consideration that the Drupal community is getting more professional and members are getting a bit older. This means more and more people with children and 9 to 5 jobs. We need to step out of the full week-end event and work more to a confoo class event.
  • Some sort of crossover with Berlin. At the very least laptops running Skype in coffee areas or something like that.
  • $50.00 Vimeo pro account suggested in tandem with archive.org as hosting solution.

Session ideas that don't fit into established tracks

  • Panel discussion about the Drupal community, how it's changing, and how to participate in it

Minutes from Organizational Meetings

Finances

Comments

locaux UQAM

sylvanos's picture

J'ai trouvé le nom de la personne responsable pour la réservation de salle à l'UQAM. Je vais tenter de communiquer avec lui et je vous donnerez les détails.

locaux UQAM

danidou's picture

Pour avoir aidé à organiser et participé à plusieurs activités tenues au Complexe des sciences de l'UQAM, ça pourrait être un emplacement intéressant. L'amphithéâtre du pavillon Sherbrooke et le pavillon Cœur des sciences pourraient aisément accueillir les participants. Je suis membre du comité exécutif de l'asso des étudiants en informatique de l'UQAM, et je pourrais me renseigner auprès des personnes appropriées. Je pourrais aussi faire la promotion de cette activité auprès de nos membres. Laissez-moi savoir si ça vous intéresse, ou si je peux vous être d'une quelconque utilité!

Ton aide pour l’UQAM

xmacinfo's picture

Nous aimerions bien cette année tenir le DrupalCamp à l’UQAM.

Puisque tu es déjà membre de l’exécutif d’une association étudiante, tu as l’avantage d’avoir un accès beaucoup direct que nous à des salles.

Est-ce que tu pourrais t’informer le plus rapidement possible?

Après quelques recherche...

sylvanos's picture

Salut,

Voici la tarification officielle de l'UQAM pour les différentes salles (http://www.sie.uqam.ca/spe/documents/tarification_espaces.pdf).

Toutefois, on peut lire sur leur site "L’UQAM a une politique interne qui privilégie les fonctions de soutien aux activités de promotion sous forme d’enseignement, de recherche, de création et de diffusion, des organismes de la société civile, des groupes communautaires et populaires ainsi que ceux visant à changer leur situation d’exclus, de défavorisés ou de dominés au sein de la société . L’esprit étant de soutenir les organismes orientés sur l’aide humanitaire ou la promotion des droits de la personne, ayant peu de ressources pour la réalisation de leurs activités."... "à condition de nous expédier, avec votre première demande de réservation, les lettres patentes complètes et en règle de l’organisme."

Si le DrupalCamp peut tomber dans l'une de ces catégories, ça serait moins cher.

Comme membre d'une asso, ça me permait d'obtenir l'info plus rapidement, mais on aura pas de rabais à cause de celà!

“à condition de nous

xmacinfo's picture

“à condition de nous expédier, avec votre première demande de réservation, les lettres patentes complètes et en règle de l’organisme.”

@sylvanos: On a pas de lettres patentes.

Seule une association étudiante établie peut organiser l’événement pour nous en obtenant des informations sur les salles, leurs disponibilités et obtenir les coûts.

Normalement une assocation étudiante peut obtenir les salles gratuitement, ou à moindre coûts. Ici la liste officielle des prix pour les salles ne compte pas.

salle uqam

sylvanos's picture

La tarification des salles était bien sûr à titre indicatif. Même si DrupalCamp n'a pas de lettre patente, des organisations comme Koumbit en ont... Notre asso n'a pas de salle gratuite, sauf les très petites. Je pense comme toi que le plus simple serait de passer par une association étudiante, mais ça pourra pas être la nôtre. Le lien entre DrupalCamp et l'asso des étudiants de maîtrise en communication n'est pas évident à faire. Connaissez-vous des gens en informatique?

Vive le Logiciel Libre!

danidou's picture

Il se trouve qu'il existe un comité pour la promotion du logiciel libre au sein de l'Association des étudiant(e)s du secteur des sciences (AESS) de l'UQAM, dont je connais plusieurs membres. Étant donné que Drupal est effectivement un logiciel libre, je n'ai aucune peine à imaginer que l'AESS appuierait la tenue du DrupalCamp au sein de l'UQAM, faisant du même coup profiter de ses tarifs préférentiels à l'événement. Je vais en parler avec les gens de l'AESS et avec la responsable de la vie étudiante du secteur des sciences, et je vous reviens là-dessus sous peu.

Quelques infos

danidou's picture

Salut,

J'ai eu quelques infos ce matin. Tel que je le préconisais, l'AESS serait potentiellement intéressé à accueillir le DrupalCamp à l'UQAM, ce qui veut essentiellement dire que la tarification serait coupée de moitié. Étant donné qu'il s'agit ici de promotion du logiciel libre, il serait peut-être même possible d'aller chercher un financement partiel auprès du Comité des logiciels libres de l'AESS et de l'AGEEI, voir peut-être même par le département d'informatique.

Le Comité des logiciels libres de l'AESS me propose une rencontre à ce sujet, lundi le 23 mai à 15h, à l'UQAM (pavillon Sherbrooke). Y a-t-il un membre du comité organisateur qui aimerait être présent lors de cette réunion? Au besoin, je pourrai demander de reporter la rencontre à un moment qui convient mieux.

Laissez-moi savoir!

Rencontre du lundi 23 mai

xmacinfo's picture

@danidou : Je suis disposé à aller rencontrer l’AESS lundi le 23 mai à 15 heures.

D’autres membres du comité organisateur pourront se joindre à moins s’ils le désirent.

Peux-tu me donner l’adresse exacte du pavillon ainsi que le numéro du local et le numéro de téléphone?

Merci.

— Jacques

Coordonnées

danidou's picture

L'adresse est le 200 Sherbrooke Ouest.

La rencontre aura lieu dans le café Sain Fractal (café étudiant). Je ne connais pas le numéro exact du local, mais c'est la porte voisine de l'AGEEI, qui est au SH-R345.

Étant donné qu'il s'agit d'un jour férié, les portes seront toutefois certainement verrouillées. Le plus simple sera de me contacter au 514-466-6237, et je viendrai vous ouvrir.

À lundi!

— Daniel

Confirmé pour moi

xmacinfo's picture

OK. C'est confirmé pour moi, même si c'est un jour férié.

Hello / Bonjour! Are you

JacobSingh's picture

Hello / Bonjour!

Are you interested in having any training offered at the camp? I'd be interested in doing hands-on training sessions. I have curriculum for an introductory "Hello Drupal" course (~2hrs), and longer (1/2 day or full day) theming, module development or site building courses and have delivered them before.

Best,
Jacob

yes!

mvc's picture

hi, jacob. yes, we're interested; we're thinking friday september 16th would be dedicated to trainings, code sprints, and BOFs. we're still discussing the terms for the trainings; one proposal is that they be cheap (for some definition of "cheap") and that half the revenue would go to the expenses of the camp. this will be on our agenda at the next planning meeting on july 6th. if you'd like to give us your thoughts on reasonable terms, feel free to leave a comment on the relevant event node: http://groups.drupal.org/node/157464 you could also show up in person if you'd like to discuss it more with us (although we do have several other points to cover that day). but yes, there will certainly be opportunities for experienced trainers and people wanting to learn (more) drupal to work together.

I'm a New Zealander in

willieseabrook's picture

I'm a New Zealander in Montreal on semi-holiday for until October.

So I might have some time to help out. willie|themesandmodules|com.

Montreal, Quebec

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